Die Person, die eine Einführung von KI Coaching am ehesten stoppt, hat die Demo nie gesehen. Sie sitzt in der IT-Sicherheit oder im Einkauf und braucht vier Antworten, bevor irgendetwas unterschrieben wird: wie die Daten der Mitarbeiter geschützt sind, wer die Sicherheit zertifiziert, wo die Daten liegen und wofür die KI da ist.
Eine Sicherheitsprüfung für KI Coaching Anbieter klärt vier Punkte: die DSGVO-Konformität für die Aufzeichnungen und Bewertungen, die die Plattform erzeugt, ein ISO-27001-Zertifikat, dessen Geltungsbereich den Anbieter abdeckt, den Speicherort der Daten und die Zweckbestimmung des Systems nach dem EU AI Act. Retorio ist DSGVO-konform, ISO 27001-zertifiziert, am EU AI Act ausgerichtet und auf GCP mit EU-Datenresidenz gehostet.
Beispiel. Eine IT-Sicherheitsanalystin bei einem Versicherer soll eine neue KI Coaching Plattform prüfen. Statt den kompletten Fragebogen ihres Unternehmens zu verschicken, stellt sie die zwölf Fragen unten, fordert drei Dokumente namentlich an und schließt die Prüfung in einem Termin mit dem Sales-Enablement-Verantwortlichen ab, der den Anbieter ausgewählt hat.
Dieser Beitrag richtet sich an die Person, die prüft, und an die Person, die das Projekt intern vorantreibt und dem Prüfer etwas schicken muss. Er ist keine Verkaufsseite. Der größte Teil ist eine Checkliste, die Sie jedem KI Coaching Anbieter vorlegen können, auch uns. Wo unsere eigene Antwort öffentlich belegt ist, steht sie hier klar. Wo nicht, nennt die Checkliste das Dokument, das Sie anfordern sollten, statt Ihnen etwas zum Glauben anzubieten.
Zuerst unsere eigene Position, damit niemand danach suchen muss. Retorio ist DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert. Die Plattform wird auf der Google Cloud Platform mit EU-Datenresidenz gehostet. Retorio ist am EU AI Act ausgerichtet. Alles andere auf dieser Seite ist eine Frage, die Sie uns oder jedem anderen Anbieter auf Ihrer Auswahlliste schriftlich stellen sollten.
Ein CRM speichert, was ein Vertriebsmitarbeiter eingetippt hat. Eine KI Coaching Plattform speichert, wie er geklungen hat. Ein Übungsgespräch erzeugt eine Aufzeichnung, oft ein Transkript und eine Bewertung der Verhaltensweisen, die in der Sitzung gecoacht werden sollen. Alle drei sind personenbezogene Daten über einen Mitarbeiter, und die Bewertung ist eine Beurteilung dieses Mitarbeiters. Diese Kombination ist der Grund, warum ein üblicher SaaS-Fragebogen hier gerade die Fragen übersieht, auf die es ankommt.
Daraus folgen drei Dinge. Erstens muss die Datenschutzprüfung den Mitarbeiter als betroffene Person behandeln, nicht den Kunden auf der anderen Seite des Gesprächs, der in einer Übungssitzung meist eine virtuelle Persona ist. Zweitens hängt die Prüfung nach dem EU AI Act davon ab, wofür die Bewertungen verwendet werden, und das ist ebenso eine Frage an Ihr Unternehmen wie an den Anbieter. Drittens landet dieselbe Frage in Deutschland und Österreich beim Betriebsrat, denn ein System, das das Verhalten von Mitarbeitern bewertet, ist ein Thema der Mitbestimmung, bevor es ein Technologiethema ist.
Es gibt noch einen einfacheren Grund, warum solche Prüfungen schlecht laufen. Die Person, die den Anbieter ausgewählt hat, ist selten die Person, die ihn prüft, und die erste erzählt der zweiten nicht zuverlässig, was sie gesehen hat. In einer Gartner-Umfrage unter rund 900 Verantwortlichen für Beziehungen zu Drittparteien hatten 95 % in den vorangegangenen zwölf Monaten ein Warnsignal bei einem Dritten bemerkt, und nur etwa die Hälfte hatte es an die Compliance weitergegeben.
Lesen Sie die Grafik als Einkaufsgremium. Wer den Anbieter ausgewählt hat, ist der Beziehungsverantwortliche. Er hat die Demo gesehen, dem Anbieter die Fragen gestellt, die ihm eingefallen sind, und sich eine Meinung gebildet. Beim Prüfer kommt davon sehr wenig an. Der Prüfer beginnt also bei null, und ein Anbieter, der nur die Fragen des Auswählenden beantwortet, hat der falschen Person geantwortet.
Die Fragen sind nach dem Bereich gruppiert, den ein Prüfer freigibt. Die mittlere Spalte nennt den Nachweis, der die Frage klärt. Die letzte Spalte nennt die Antwort, bei der Sie genauer hinsehen sollten. Nichts davon hängt davon ab, welchen Anbieter Sie gerade prüfen, und ein Anbieter, der die Nachweisspalte nicht liefern kann, hat Ihnen damit ebenfalls etwas gesagt.
| Bereich | Frage an den Anbieter | Nachweis, der sie klärt | Vorsicht, wenn |
|---|---|---|---|
| Datenschutz | Ist der Anbieter DSGVO-konform, und handelt er als Ihr Auftragsverarbeiter? | Ein unterzeichneter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der die Verarbeitungszwecke nennt | Statt eines AVV wird eine Datenschutzerklärung angeboten |
| Datenschutz | Welche personenbezogenen Daten entstehen in einer Coaching-Sitzung? | Ein Datenverzeichnis je Funktion: Aufzeichnung, Transkript, Bewertung, Nutzungsdaten | Die Antwort lautet, eine Übungssitzung enthalte keine personenbezogenen Daten |
| Datenschutz | Wie lange werden Aufzeichnungen und Bewertungen aufbewahrt, und wer kann sie löschen? | Ein Aufbewahrungsplan im AVV, dazu der Weg zur Löschung | Die Aufbewahrung wird mit „so lange wie nötig“ beschrieben |
| Informationssicherheit | Gibt es ein ISO-27001-Zertifikat, und was deckt sein Geltungsbereich ab? | Das Zertifikat selbst, mit Zertifizierungsstelle, Geltungsbereich und Ablaufdatum | Das Zertifikat gehört dem Hosting-Anbieter, nicht dem Anbieter selbst |
| Informationssicherheit | Wer beim Anbieter kann auf Kundendaten zugreifen, und wie wird das protokolliert? | Die Richtlinie zur Zugriffskontrolle und die Regel, wie Supportzugriff gewährt wird | Niemand kann sagen, wer heute Zugriff hat |
| Hosting | Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet? | Hosting-Anbieter und Region, festgehalten im AVV | Die Speicherung erfolgt in der EU, der Verarbeitungsort wird nicht genannt |
| Hosting | Welche Unterauftragsverarbeiter haben Zugriff auf die Daten, einschließlich eines KI-Modellanbieters? | Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Standorten und einer Klausel zur Mitteilung von Änderungen | Der KI-Modellanbieter fehlt auf der Liste |
| EU AI Act | Welche Zweckbestimmung hat das System laut den eigenen Unterlagen des Anbieters? | Eine schriftliche Zweckbestimmung, abgeglichen mit Ihrer eigenen Nutzungsrichtlinie | Die Bewertungen sollen in Beförderungs- oder Kündigungsentscheidungen einfließen |
| EU AI Act | Schließt das System aus Stimme oder Gesicht auf die inneren Gefühle einer Person? | Eine Aussage darüber, was analysiert wird: beobachtbare Verhaltensweisen, keine inneren Zustände | Das Marketing verspricht, zu erkennen, was ein Mitarbeiter fühlt |
| EU AI Act | Was unternimmt Ihr Unternehmen für die KI-Kompetenz der Personen, die das System nutzen? | Ihre eigene kurze Dokumentation der Maßnahmen und für wen sie galten | Jemand verkauft Ihnen ein Zertifikat als Antwort |
| Governance | Wer sieht die Bewertungen eines einzelnen Mitarbeiters: er selbst, die Führungskraft, HR? | Ein Rollen- und Berechtigungsmodell, abgestimmt mit dem Betriebsrat, wo es einen gibt | Die Sichtbarkeit wird erst nach der Einführung geklärt, nicht vorher |
| Betrieb | Wie werden Nutzer angemeldet und entfernt, und wie werden Vorfälle gemeldet? | Eine Dokumentation der Authentifizierung und eine Klausel zur Meldung von Vorfällen mit Frist | Ausgeschiedene Mitarbeiter behalten ihren Zugang, bis es jemandem auffällt |
Zwölf Fragen sind bewusst wenig. Wer einem Coaching-Anbieter einen allgemeinen Fragebogen mit mehreren hundert Punkten schickt, bekommt mehrere hundert allgemeine Antworten zurück, und die drei Zeilen, die für KI Coaching spezifisch sind (was eine Sitzung speichert, wofür die Bewertungen dienen, wer sie sehen kann), gehen in der Mitte unter.
Diese vier Antworten übernimmt ein Einkaufsteam meist in seine eigene Zusammenfassung, deshalb stehen sie hier an einer Stelle.
Retorio ist ISO 27001-zertifiziert. Fordern Sie das Zertifikat an und lesen Sie Geltungsbereich und Ablaufdatum selbst.
Gehostet auf der Google Cloud Platform mit EU-Datenresidenz. Retorio ist DSGVO-konform.
Unternehmenskunden in Versicherung, Pharma, Telekommunikation, Automotive und Konsumgütern.
Der vierte Fakt ist der EU AI Act. Retorio ist an ihm ausgerichtet, und der nächste Abschnitt erklärt, was diese Ausrichtung für Sie als nutzendes Unternehmen bedeuten muss, denn einige Fragen des Gesetzes lassen sich nur auf Ihrer Seite des Vertrags beantworten.
Welche Anforderungen regulierte Vertriebsteams an KI-gestütztes Coaching stellen, beschreiben wir in einem eigenen Beitrag über KI-Software für regulierte Vertriebsteams. Für eine Anbieterprüfung genügen vier Punkte, und jeder lässt sich an der konsolidierten Fassung der Verordnung bei EUR-Lex prüfen, in der Fassung vom 27. Juli 2026.
Die Zweckbestimmung entscheidet über die Risikoklasse. Anhang III Nummer 4 Buchstabe b nennt als hochriskant KI-Systeme, die bestimmungsgemäß „für Entscheidungen, die die Bedingungen von Arbeitsverhältnissen, Beförderungen und Kündigungen von Arbeitsvertragsverhältnissen beeinflussen, für die Zuweisung von Aufgaben aufgrund des individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale oder Eigenschaften oder für die Beobachtung und Bewertung der Leistung und des Verhaltens von Personen in solchen Beschäftigungsverhältnissen“ verwendet werden sollen. Eine Coaching-Plattform bewegt sich sprachlich nahe an diesem Wortlaut, deshalb hält ein aufmerksamer Prüfer hier an. Entscheidend sind die dokumentierte Zweckbestimmung und Ihre tatsächliche Nutzung. Ein System, das für freiwilliges Üben und Rückmeldung bestimmt ist und dessen Bewertungen nicht in Beförderungs- oder Kündigungsentscheidungen einfließen, wird für etwas anderes eingesetzt. Artikel 6 Absatz 3 ergänzt eine Ausnahme für eng gefasste oder vorbereitende Aufgaben, mit einer harten Grenze: Ein Anhang-III-System, das ein Profiling natürlicher Personen durchführt, gilt immer als hochriskant.
Eine Nutzung ist schlicht verboten. Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f verbietet Systeme, die am Arbeitsplatz auf die inneren Gefühlszustände einer Person schließen, außer aus medizinischen Gründen oder Gründen der Sicherheit. Daher kommt die neunte Frage der Checkliste. Eine Plattform, die beobachtbare Verhaltensweisen in einem Gespräch analysiert, tut etwas anderes als eine, die behauptet, zu erkennen, was ein Mitarbeiter fühlt, und der Anbieter sollte in einem Satz sagen können, was davon zutrifft.
KI-Kompetenz ist eine Bemühenspflicht, keine Prüfung. Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025. Er wurde durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geändert, und die geltende Fassung verlangt von Anbietern und Betreibern, Maßnahmen zu ergreifen, „um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind“. Sie hält ausdrücklich fest: „Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“ Nichts darin verlangt eine Bestehensquote oder ein Zertifikat.
An Artikel 4 knüpft das Gesetz selbst kein Bußgeld. Artikel 99 legt drei Bußgeldstufen fest: bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des Umsatzes für die verbotenen Praktiken nach Artikel 5, bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % für eine aufgezählte Reihe von Pflichten der Akteure, darunter die der Betreiber nach Artikel 26, und bis zu 7,5 Millionen Euro oder 1 % für falsche Auskünfte an Behörden. Artikel 4 steht auf keiner dieser Listen. Wer die höchste Stufe als Preis eines fehlenden Kompetenzkonzepts nennt, hat ihr den falschen Artikel zugeordnet.
Ein Zertifikat sagt Ihnen, ob ein Anbieter die Daten schützt. Es sagt Ihnen nicht, wofür die Plattform da ist, und genau das fragt der EU AI Act.
Retorio Customer-Success-Team, über Sicherheitsprüfungen in Unternehmen
Jede Zeile der Checkliste endet an einer von drei Stellen. Wer sie früh sortiert, hält die Prüfung bei einem einzigen Termin.
Im ersten Zweig verlieren Prüfungen meist Zeit. Ein Zertifikat wird als Ende der Frage behandelt, obwohl es der Anfang einer Frage ist: Ein ISO-27001-Zertifikat besagt, dass ein Managementsystem für Informationssicherheit für einen festgelegten Geltungsbereich von einer benannten Stelle bis zu einem angegebenen Datum auditiert wurde. Lesen Sie alle drei Angaben. Im zweiten Zweig liegt die Arbeit. Ein schriftlicher Aufbewahrungsplan, eine Liste der Unterauftragsverarbeiter und eine Aussage zur Zweckbestimmung sind die drei Dokumente, die den größten Teil einer Prüfung von KI Coaching klären. Der dritte Zweig sollte leer sein, bevor jemand unterschreibt.
In unseren eigenen Prüfungen mit Unternehmenskunden geht es bei der ersten Frage der IT fast nie um Verschlüsselung. Sie lautet: Wer kann welche Bewertung sehen, und wie lange wird sie aufbewahrt? Wenn diese Antwort vor dem ersten Termin schriftlich vorliegt, zusammen mit der Zweckbestimmung, läuft die Prüfung meist als ein Gespräch statt als drei.
Wenn Sie als Sales-Enablement-Verantwortlicher oder als kommerziell Verantwortlicher die Plattform ausgewählt haben, ist es in dieser Phase nicht Ihre Aufgabe, für den Anbieter zu argumentieren. Ihre Aufgabe ist, dem Prüfer eine Akte zu übergeben, die die Prüfung kurz macht. Vier Schritte, in dieser Reihenfolge.
Schreiben Sie auf, wofür die Plattform da ist
Ein Absatz: welche Vertriebsmitarbeiter sie nutzen, welche Verhaltensweisen sie coacht und dass die Bewertungen dem Üben und der Rückmeldung dienen. Schreiben Sie ausdrücklich dazu, wofür die Bewertungen nicht verwendet werden. Auf diesem Dokument beruht der EU-AI-Act-Teil der Prüfung.
Erledigt, wenn: Prüfer und Betriebsrat denselben Absatz lesen.
Schicken Sie die vier Fakten und das Zertifikat zusammen
Datenschutzstatus, ISO-27001-Zertifikat, Hosting-Region und die Position des Anbieters zum AI Act, in einer einzigen Nachricht. Prüfer fassen zusammen, also geben Sie ihnen die Zusammenfassung.
Erledigt, wenn: keine Angabe in der ersten Nachricht eine Rückfrage auslöst.
Legen Sie fest, wer die Bewertungen eines Einzelnen sieht
Mitarbeiter, Führungskraft, Enablement und sonst niemand, oder eine andere Aufteilung. Klären Sie das vor der Einführung. An dieser Frage bleiben Prüfungen in mitbestimmten Unternehmen hängen, und sie lässt sich hinterher nicht lösen, ohne das Vertrauen der Vertriebsmitarbeiter zu beschädigen.
Erledigt, wenn: das Berechtigungsmodell im Einführungsplan steht.
Ordnen Sie die übrigen Fragen Dokumenten zu
Nehmen Sie die Checkliste, notieren Sie zu jeder Zeile das Dokument, das sie klärt, und fordern Sie die fehlenden beim Anbieter in einer Anfrage an, nicht in zwölf.
Erledigt, wenn: neben jeder Zeile ein Dokumentname steht.
Dieselbe Logik gilt früher im Einkaufsprozess. Wenn ein Team KI-Vertriebssimulationen gegeneinander bewertet, sind die Fragen zu Sicherheit und Zweck bei drei Anbietern auf der Auswahlliste günstiger gestellt als bei einem Anbieter in der Vertragsphase. Es hilft auch, zu wissen, was bewertet wird, bevor Sie entscheiden, wer es sehen darf. Unser Beitrag über die Verhaltenssignale, die ein KI-Coach bewertet, erklärt das.
Noch ein Punkt für Prüfer, die ihren Zeitaufwand begründen müssen. KI-Risiken zu steuern, bremst den Nutzen von KI nicht. In McKinseys State-of-AI-Umfrage 2026 sind die Spitzenreiter (die 6 Prozent der Befragten, die KI einen erheblichen Wert und einen EBIT-Effekt von 5 Prozent oder mehr zuschreiben) zugleich diejenigen, die mehr der damit verbundenen Risiken aktiv steuern. Eine kurze, gezielte Prüfung gehört zum Weg dorthin, sie ist kein Umweg.
Eine KI Coaching Plattform verdient eine andere Prüfung als gewöhnliche SaaS, weil sie Mitarbeiter aufzeichnet und ihr Verhalten bewertet. Klären Sie die Datenschutzfragen mit einem AVV und einem Aufbewahrungsplan. Klären Sie die Sicherheitsfragen mit einem Zertifikat, dessen Geltungsbereich Sie gelesen haben. Klären Sie die Hosting-Fragen mit einer Region, die im Vertrag steht. Klären Sie die Fragen zum EU AI Act mit einer schriftlichen Zweckbestimmung, die die Bewertungen aus Beförderungs- und Kündigungsentscheidungen heraushält, und mit Ihrer eigenen Dokumentation der Maßnahmen zur KI-Kompetenz.
Stellen Sie danach jedem Anbieter auf der Auswahlliste dieselben zwölf Fragen. Derjenige, dessen Antworten auf zwei Seiten passen, hat eine solche Prüfung meist schon einmal durchlaufen. Wenn die Auswahlliste noch entsteht, behandelt unser Kaufleitfaden für Vertriebscoaching-Software die kommerziellen Kriterien. Diese Seite behandelt die, die IT und Einkauf ergänzen werden.
Sehen Sie, was Ihre Vertriebsmitarbeiter tatsächlich nutzen würden
Führen Sie ein Übungsgespräch und sehen Sie, was eine Sitzung bewertet, bevor die Prüfung beginnt.
KI-Coach in Aktion testenJa. Retorio ist DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert, am EU AI Act ausgerichtet und hostet die Plattform auf der Google Cloud Platform mit EU-Datenresidenz. Fordern Sie für Ihre eigene Prüfung den Auftragsverarbeitungsvertrag und das ISO-27001-Zertifikat an, und lesen Sie Geltungsbereich und Ablaufdatum des Zertifikats.
Neben den üblichen Sicherheitspunkten drei Fragen, die für KI Coaching spezifisch sind: welche personenbezogenen Daten eine Sitzung erzeugt (Aufzeichnung, Transkript, Bewertung), wofür die Bewertungen verwendet werden und wer die Bewertungen eines einzelnen Mitarbeiters sehen kann. Ergänzen Sie den Aufbewahrungsplan, die Liste der Unterauftragsverarbeiter einschließlich eines KI-Modellanbieters und die schriftliche Zweckbestimmung des Anbieters.
Das hängt von ihrer Zweckbestimmung ab und davon, wie Sie sie nutzen. Anhang III nennt KI-Systeme als hochriskant, die dazu bestimmt sind, die Leistung und das Verhalten von Personen in Beschäftigungsverhältnissen zu beobachten und zu bewerten oder Beförderungs- und Kündigungsentscheidungen zu beeinflussen. Eine Plattform für freiwilliges Üben und Rückmeldung, deren Bewertungen aus diesen Entscheidungen herausgehalten werden, dient einem anderen Zweck. Fordern Sie die dokumentierte Zweckbestimmung des Anbieters an und gleichen Sie sie mit Ihrer eigenen Nutzungsrichtlinie ab.
Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025. In der 2026 geänderten Fassung verlangt er von Anbietern und Betreibern, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz der Personen unterstützen, die ein System nutzen, und er stellt klar, dass für keine einzelne Person ein bestimmtes Niveau garantiert werden muss. Eine kurze Dokumentation dessen, was Sie getan haben und für wen, ist die praktische Antwort.
Dass das Managementsystem für Informationssicherheit des Anbieters nach der Norm auditiert wurde, für einen festgelegten Geltungsbereich, von einer benannten Zertifizierungsstelle, und bis zu einem angegebenen Datum gültig ist. Es sagt nichts darüber, wofür die KI verwendet wird oder wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Lesen Sie Geltungsbereich und Ablaufdatum, und prüfen Sie, ob das Zertifikat dem Anbieter gehört und nicht nur seinem Hosting-Anbieter.
IT-Sicherheit und Einkauf verantworten die Prüfung, der Datenschutzbeauftragte gibt den Auftragsverarbeitungsvertrag frei, und in mitbestimmten Unternehmen legt der Betriebsrat mit fest, wer einzelne Bewertungen sehen darf. Der Sales-Enablement-Verantwortliche, der die Plattform ausgewählt hat, sollte die Akte vorbereiten: Zweckbestimmung, die vier Compliance-Fakten, das Zertifikat und das Berechtigungsmodell.
Retorio ist DSGVO-konform, EU AI Act-konform und ISO 27001-zertifiziert. Gehostet auf Google Cloud Platform mit EU-Datenresidenz. Ihre Daten verlassen Europa nicht.
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Mit Hilfe von LLMs aus dem Englischen übersetzt, redigiert und geprüft von Önder Mutluer, Website Manager und Marketing Strategist, und Dr. Patrick Oehler, Co-Founder und Co-CEO. Wie dieser Artikel recherchiert, geschrieben und geprüft wurde und wer welches Thema prüft: Redaktionsrichtlinie von Retorio.