Plan zur Leistungsverbesserung: Definition, Vorlage und Prozess

66 % der Unternehmen ^[1] haben PIPs als Instrument des Leistungsmanagements eingeführt, um Leistungsprobleme anzugehen.

Die Aufrechterhaltung einer leistungsstarken Belegschaft ist für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung - das wissen wir. Deshalb ist es wichtig, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern und dafür zu sorgen, dass Deine Teammitglieder stets mit den Kompetenzen und dem Wissen ausgestattet sind, die sie benötigen, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein.

Doch was geschieht, wenn die Leistung eines Mitarbeiters weit hinter den Erwartungen zurückbleibt? Und noch wichtiger: Was kannst Du dagegen tun? Hier kommen Leistungsverbesserungspläne (PIPs) ins Spiel.

Mit der richtigen Einstellung und den richtigen Instrumenten des Leistungsmanagements lassen sich schlechte Leistungen verbessern.

Wenn Du die Kunst dieses wertvollen Instruments beherrschst, kannst Du Dein Unternehmen in die Lage versetzen, die Mitarbeiter wirksam dabei zu unterstützen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen, eine Kultur der hohen Leistung zu fördern und zum Gesamterfolg Deines Unternehmens beizutragen.

Was in diesem Beitrag steht:

• Was ist ein Leistungsverbesserungsplan (PIP)?

• Wann sollte ein Leistungsverbesserungsplan umgesetzt werden?

• Wie schreibt man einen Leistungsverbesserungsplan?

• Vorteile eines Leistungsverbesserungsplans

Was ist ein Leistungsverbesserungsplan (PIP)?

Ein Leistungsverbesserungsplan (PIP) ist eigentlich selbsterklärend.

Definition: Es handelt sich im Wesentlichen um ein formelles Dokument, in dem die wiederkehrenden Leistungsprobleme eines Mitarbeiters dargelegt werden und das einen klaren Fahrplan für Verbesserungen enthält.

Es handelt sich um eine gemeinsame Anstrengung des Mitarbeiters und seines Vorgesetzten , um verbesserungs- und ausbaufähige Bereiche zu ermitteln, messbare Ziele festzulegen und die Fortschritte über einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen, um die Leistungsziele zu erreichen.

Du skizzierst die Gesamtentwicklung eines Mitarbeiters, seine Erfolge und Herausforderungen sowie die Ziele, auf die er hinarbeiten sollte. Die Kriterien für den „Erfolg“ eines Leistungsverbesserungsplans können dabei variieren – sie hängen sowohl von deiner individuellen Situation als auch von den strategischen Zielen deines Unternehmens ab.

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Wann sollte ein Leistungsverbesserungsplan durchgeführt werden?

Dein Unternehmen kann eine Vorlage für einen Plan zur Leistungsverbesserung anpassen, um verschiedene Leistungsprobleme anzugehen. Ein PIP-Prozess kann zum Beispiel auf die Verbesserung der Arbeitsqualität, die Erreichung von Zielen oder die Erfüllung von Wachstumszielen abzielen.

Bei richtiger Umsetzung kann ein Plan zur Leistungsverbesserung für Mitarbeiter, die Schwierigkeiten haben, ihr Potenzial auszuschöpfen und Spitzenleistungen zu erbringen, Wunder bewirken. Er bietet den Mitarbeitern definierte Anweisungen und Anleitungen, wie sie sich verbessern können, sowie einen klaren Maßstab zur Bewertung ihrer Fortschritte.

Um wirksam zu sein, müssen die PIPs von dem echten und motivierten Wunsch getragen sein, die Mitarbeiter in ihrer Entwicklung zu unterstützen.

Was nützt ein Leistungsverbesserungsprozess, wenn die Arbeitgeber selbst nicht motiviert sind, den Erfolg ihrer Mitarbeiter zu sehen?

Daher müssen die Vorgesetzten ihre Erwartungen kommunizieren, regelmäßige Kontrollbesuche durchführen und bei Bedarf Unterstützung leisten. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, die Moral der Mitarbeiter zu stärken.

Es ist auch erwähnenswert, dass PIPs nicht nur für Mitarbeiter gedacht sind, die in ihrer derzeitigen Position Schwierigkeiten haben. Sie können auch dazu beitragen, eine Position für einen Mitarbeiter zu strukturieren, der sich derzeit unausgefüllt fühlt und eine Veränderung seiner Position und Karriere anstrebt.

Ein PIP kann eine Person darauf vorbereiten, in eine höhere Position aufzusteigen oder seitlich in eine Position zu wechseln, die ihren Interessen und Fähigkeiten besser gerecht wird.

"Das Ziel eines persönlichen Verbesserungsplans (PIP) ist es, herauszufinden, welche Probleme ein Teammitglied hat, und ihm bei der Lösung dieser Probleme zu helfen. Geplante Gespräche mit Deinen Teammitgliedern über ihre Erfolge, Herausforderungen, Aktionspläne, Fristen und die Werkzeuge oder Ressourcen, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen, sind ein einfaches, aber wirkungsvolles Mittel, um jedem zu helfen, seine Arbeit besser zu machen."

Christiaan Huynen, CEO und Gründer von DesignBro.

Wie man einen Plan zur Leistungsverbesserung erstellt

Ein wirksamer Plan zur Leistungsverbesserung sollte sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Führungskraft ein Element der Selbstreflexion enthalten. Dies ermöglicht es Ihren Führungskräften, auch über ihren Führungsstil nachzudenken und zu prüfen, ob ihr Handeln zu diesem Moment beigetragen hat.

Ein PIP ist auch eine Gelegenheit für Leistungsüberprüfungen und eine 360-Grad-Bewertung für beide Parteien. Das bedeutet, dass ein PIP-Prozess ein Dialog sein sollte, um nützliches Feedback auszutauschen und den Mitarbeitern einen sicheren Raum zu bieten, in dem sie ihre Bedenken und Herausforderungen äußern können und in dem sie erfahren, wie ihr Vorgesetzter sie besser unterstützen kann, um ihnen zum Erfolg zu verhelfen.

Hier sind einige der Schlüsselelemente eines gut geschriebenen Leistungsverbesserungsplans:

• Informationen zum Mitarbeiter: Name, Berufsbezeichnung, Abteilung, Anfangsdatum.

• Leistungsprobleme: Klare und definierte Aussagen über die Leistungsmängel des Mitarbeiters und die Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind.

• Leistungsstärken: Trotz der derzeitigen Schwierigkeiten ist es auch wichtig, darzulegen, wo der Mitarbeiter akzeptable Leistungen zeigt und ein größeres Potenzial zur persönlichen Weiterentwicklung hat.

• Ziele und Zielvorgaben: Formuliere gemeinsam mit Deinem Teammitglied SMART-Ziele, die gezielt auf die aktuellen Leistungsherausforderungen eingehen und im Einklang mit den Unternehmenszielen sowie dem Auftrag stehen.

• Zeitplan: Dies geht Hand in Hand mit den Zielen und Vorgaben. Die Führungskräfte müssen einen festen Zeitrahmen für die Erreichung der Ziele festlegen.

• Unterstützungsplan: Hierbei handelt es sich um einen Plan, den Führungskräfte erstellen sollten, um dem Mitarbeiter die notwendigen Ressourcen und die Unterstützung zukommen zu lassen, die er benötigt, um seine Leistung zu verbessern, z. B. Schulungen, Coaching oder Mentoring.

• Bewertungsplan: Ein Plan zur Verfolgung der Fortschritte des Mitarbeiters und zur Bewertung des Erfolgs bei der Erreichung der Ziele.

Tipps für die Erstellung eines effektiven Plans zur Leistungsverbesserung:

• Beginne den Leistungsplan, indem Du die aktuellen Leistungsprobleme des Mitarbeiters dokumentierst: Sei spezifisch und gib klare Beispiele für Verhaltensweisen oder KPIs, die nicht den Erwartungen entsprechen.

• Lege gemeinsam mit dem Mitarbeiter SMART-Ziele fest: Stelle sicher, dass die Ziele herausfordernd, aber auch erreichbar sind und dass sie mit den Aufgaben des Mitarbeiters und den Unternehmenszielen übereinstimmen.

• Entwickle einen Unterstützungsplan: Ermittle die notwendigen Ressourcen und die Unterstützung, die Dein Mitarbeiter benötigt, um seine Leistung zu verbessern. Dies geht auch Hand in Hand mit einem Leistungsbewertungsverfahren. Frage Deine Mitarbeiter, was sie ihrer Meinung nach brauchen, um ihre Leistung zu verbessern.

• Lege einen Zeitplan für die Verfolgung der Fortschritte fest: Es ist wichtig, dass Führungskräfte regelmäßige Treffen mit ihren Mitarbeitern vereinbaren, um deren Leistungsfortschritt zu überprüfen und ihnen konsequent konstruktives Feedback zu geben. Auf diese Weise können die Führungskräfte auch von ihren Mitarbeitern erfahren, was sie brauchen, welche Ziele erreicht wurden und welche neuen Ziele noch hinzukommen könnten.

• Sei klar und prägnantwährend des gesamten Leistungsverbesserungsplans .

• Nimm eine positive Haltung ein: Das Ziel eines Leistungsverbesserungsplans ist es, Deine Mitarbeiter dabei zu unterstützen, sich zu verbessern und sich in ihrer Rolle zurechtzufinden. Es geht nicht darum, sie zu bestrafen, sondern ihnen zu zeigen, wozu sie fähig sind, und sie zu ermutigen, eine Haltung der ständigen Verbesserung zu entwickeln.

Was ist zu tun, wenn ein Leistungsverbesserungsplan umgesetzt wurde?

• Teile dem Mitarbeiter klar und offen Deinen Plan zur Leistungsverbesserung mit. Stelle sicher, dass Du die festgestellten Leistungsprobleme, die vereinbarten Ziele und den vorgesehenen Unterstützungsplan transparent kommunizierst und gemeinsam versteht. Es ist entscheidend, dass ihr ein gemeinsames Verständnis habt und auf Augenhöhe zusammenarbeitet, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen.

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Am Ende des Zeitrahmens für den Leistungsverbesserungsplan ist es wichtig, die Fortschritte des Mitarbeiters zu bewerten. Wenn der Mitarbeiter die gesetzten Ziele erreicht hat, kann der Leistungsverbesserungsplan abgeschlossen werden.

Wurden die Ziele jedoch nicht erreicht, kann der Leistungsverbesserungsplan verlängert werden, oder der Mitarbeiter muss für einen anderen Verbesserungsplan in Betracht gezogen werden, oder unter besonderen Umständen kann das Arbeitsverhältnis beendet werden.

Extra-Tipp: Was ist Deine Definition von "akzeptabler Leistung"? Beziehe dies in Deine Kriterien ein und nutze das Verhalten Deiner Leistungsträger, um zu sehen, wie sie ihre Leistung verbessert haben.

Es ist sinnvoll, auch darüber nachzudenken, warum der Mitarbeiter die gesetzten Ziele nicht erreicht hat und worin die Lücken bestehen. Letztendlich ist ein Projekt zur Leistungsverbesserung fast wie ein Projekt zur Selbstverbesserung für jeden Einzelnen. Wenn es einem bestimmten Mitarbeiter also nicht gelingt, seine Leistungslücken zu schließen und seine Produktivität zu steigern, ist es vielleicht an der Zeit, nach den anderen Ursachen zu suchen.

Vorlage für einen Plan zur Leistungsverbesserung

Hier findest Du eine Vorlage für einen Plan zur Leistungsverbesserung, der es Deinen Führungskräften ermöglicht, klare Erwartungen zu formulieren und einen intelligenten Rahmen für die Zielsetzung festzulegen, so dass Du Deine Mitarbeiter in die Lage versetzen kannst, ihre Leistungsprobleme zu verbessern und sie zum Erfolg zu ermutigen.

Zusätzliche Tipps

• Schaffe ein positives und unterstützendes Umfeld für den Mitarbeiter. Zeige ihm, dass Du an seine Fähigkeit zur Weiterentwicklung glaubst und ihn aktiv auf seinem Weg zum Erfolg begleiten möchtest. 

• Konzentriere dich auf die Stärken des Mitarbeiters und baue diese weiter aus. Ermutige den Mitarbeiter, seine Stärken zu nutzen, um seine Schwächen zu überwinden. 

• Teile spezifisches und umsetzbares Feedback. Sage den Mitarbeitern, was sie gut machen und was sie verbessern müssen. Hilf ihnen, einen Plan zu entwickeln, wie sie ihre Leistung verbessern können.

• Sei geduldig und beharrlich. Es braucht Zeit, bis Menschen ihr Verhalten ändern. Gib den Mitarbeiter nicht auf, wenn er nicht sofort Ergebnisse sieht.

Vorteile eines Plans zur Leistungsverbesserung

Hier sind einige der Vorteile der Umsetzung eines Leistungsverbesserungsplans.

Ein Plan zur Leistungsverbesserung ist ein wertvolles Instrument, das Deinem Unternehmen hilft, die Belegschaft zu verändern, indem es die Art und Weise, wie Deine Mitarbeiter zur Arbeit erscheinen, verändert. Jeder kann sich verbessern, und es ist nur eine Frage der Effizienz, mit der Du dies angehst.

Es ist jedoch nicht das einzige Instrument, das Du einsetzen kannst, um Deine angeschlagenen Mitarbeiter zu retten. Unternehmen können auch KI-Coaching-Plattformen nutzen, um personalisierte Trainingsprogramme anzubieten, die maßgeschneidertes Echtzeit-Feedback dazu liefern, wo genau sich Deine Mitarbeiter, Manager und Führungskräfte verbessern können und wie sie ihre Ziele erreichen können.

Retorio ist sich bewusst, dass Erfolg von unten nach oben beginnt, und weiß, dass es oft die Führungskräfte sind, die Schwierigkeiten haben, ihrem Team ein gutes Beispiel zu geben.

Die KI-Coaching-Plattform von Retorio hilft Dir, die Stärken und Verbesserungspotenziale Deiner Mitarbeiter zu erkennen und ermöglicht Dir, Deine Schulungsprogramme innerhalb weniger Minuten zu erstellen. Die Verfolgung des Fortschritts und die Bereitstellung von umsetzbarem Feedback war noch nie so einfach.

Es geht nicht nur darum, Entwicklungsbereiche zu identifizieren, sondern auch darum, Deinen Mitarbeitern einen sicheren Raum zu geben, in dem sie ihre Stärken und Schwächen erkennen können, ohne sich beurteilt zu fühlen. Durch den Einsatz von Retorio sind Unternehmen in der Lage,:

• Leistungsdefizite zu erkennen und zu beseitigen.
• personalisierte Verbesserungspläne zu entwickeln, die auf die Lernbedürfnisse und -stile jedes Einzelnen abgestimmt sind.
• Fortschritte zu verfolgen und die Wirkung von Schulungen zu messen.

Sieh selbst, wie Du mit Retorios KI-Coaching gezielt erfolgreiches Verhalten förderst und Einblicke erhältst, die ein menschlicher Coach so nicht liefern kann.