Nutzungsbedingungen

1. Hintergrund und Struktur des Vertrags

Diese Nutzungsbedingungen (die „ToS“) werden geschlossen zwischen der Retorio GmbH, Landwehrstraße 63, 80336 München, Deutschland, eingetragen beim Amtsgericht München unter HRB 243225, USt-IdNr. DE320489362 („Retorio“), und dem im Bestellformular genannten KUNDEN. Retorio und der KUNDE sind jeweils eine „Partei“ und gemeinsam die „Parteien“.

1.1 Der Vertrag

Das Vertragsverhältnis zwischen Retorio und dem KUNDEN (der „Vertrag“) besteht aus den folgenden Dokumenten:

Bestellformular das von beiden Parteien unterzeichnete kaufmännische Deckblattdokument, das Paket, Entgelte, Laufzeit, Zahlungsbedingungen und Referenzrechte festlegt.

Anlage 1 — Leistungsbeschreibung (SoW) zur Beschreibung der SaaS-Leistungen und der Projektarbeitspakete.

Anlage 2 — SaaS-Nutzungsbedingungen dieses Dokument.

Anlage 3 — Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) Bestimmungen zur Datenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Anlage 4 — Service Level Agreement (SLA) Zusagen zu Verfügbarkeit, Support und Wartung.

Anlage 5 — Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) an ISO 27001 ausgerichtete Informationssicherheitsmaßnahmen.

1.2 Rangfolge

Bei Widersprüchen zwischen den Dokumenten, aus denen der Vertrag besteht, gilt die folgende Rangfolge, von der höchsten zur niedrigsten Geltung: (a) das Bestellformular, (b) der DPA (Anlage 3) für alle datenschutzbezogenen Angelegenheiten, (c) diese ToS (Anlage 2), (d) das SLA (Anlage 4), (e) die SoW (Anlage 1), (f) die TOMs (Anlage 5).

1.3 Datum des Inkrafttretens

Der Vertrag tritt zu dem im Bestellformular festgelegten Datum des Inkrafttretens (das „Wirksamkeitsdatum“) in Kraft und läuft für die in Ziffer 11 definierte Abonnementlaufzeit.

2. Begriffsbestimmungen

Die in diesen ToS verwendeten, groß geschriebenen Begriffe haben die nachstehend festgelegte Bedeutung. Groß geschriebene Begriffe, die hier nicht definiert sind, haben die im Bestellformular, im DPA oder in der SoW festgelegte Bedeutung.

„Verbundenes Unternehmen“ bezeichnet jede Einheit, die direkt oder indirekt eine Partei kontrolliert, von ihr kontrolliert wird oder mit ihr unter gemeinsamer Kontrolle steht, wobei „Kontrolle“ das Eigentum an mehr als fünfzig Prozent (50 %) der Stimmrechte oder das Recht zur Leitung der Geschäftsführung bedeutet.

„Autorisierter Nutzer“ bezeichnet einen Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Zeitarbeitnehmer des KUNDEN (oder eines verbundenen Unternehmens des KUNDEN im Rahmen des Bestellformulars), der vom KUNDEN autorisiert ist, im Rahmen des Vertrags auf den Dienst zuzugreifen, und dem der KUNDE Zugangsdaten ausgestellt hat. Das Bestellformular legt die maximale Anzahl Autorisierter Nutzer fest.

„Beta-Dienst“ bezeichnet jede Funktion, jedes Modul oder jede Funktionalität des Dienstes, die Retorio als „Beta“, „Preview“, „Early Access“, „Experimental“ oder mit einer ähnlichen Bezeichnung kennzeichnet.

„KUNDEN-Daten“ bezeichnet alle Daten, Inhalte, Informationen oder Materialien, die der KUNDE, seine verbundenen Unternehmen oder seine Autorisierten Nutzer in den Dienst hochladen, über ihn übertragen, in ihm erzeugen oder ihm anderweitig bereitstellen, einschließlich Video- und Audioaufzeichnungen von Nutzern, Trainingsszenarien, Scorecards, Konfigurationsdaten und aller für den KUNDEN spezifischen Ergebnisse (die „Ergebnisse“).

„Vertrauliche Informationen“ bezeichnet alle nicht öffentlichen Informationen, die eine Partei der anderen in beliebiger Form offenlegt und die als vertraulich gekennzeichnet sind oder die eine verständige Person angesichts ihrer Art und der Umstände ihrer Offenlegung als vertraulich verstehen würde. Zu den Vertraulichen Informationen des KUNDEN gehören die KUNDEN-Daten, die Trainingsinhalte und -szenarien des KUNDEN, der in den Dienst hochgeladene Geschäftskontext des KUNDEN sowie die Preise des KUNDEN gemäß dem Bestellformular. Zu den Vertraulichen Informationen von Retorio gehören der Dienst, die Dokumentation, die Preise, Modelle, Algorithmen, der Quellcode, die Sicherheitsmaßnahmen und die Produkt-Roadmap von Retorio.

„Dokumentation“ bezeichnet die von Retorio über Online-Zugriff bereitgestellte schriftliche Anwender- und technische Dokumentation für den Dienst, einschließlich der SoW (Anlage 1) und der technischen Dokumentation unter help.retorio.com.

„Personenbezogene Daten“ bezeichnet personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679) oder, soweit anwendbar, im Sinne gleichwertiger lokaler Datenschutzgesetze.

„Dienst“ bezeichnet die KI-Coaching-Plattform von Retorio und alle damit verbundenen Leistungen, die Retorio im Rahmen des Vertrags erbringt, zugänglich unter retorio.com und seinen Subdomains, einschließlich aller als Software-as-a-Service bereitgestellten Software, Programmierschnittstellen, Modelle, Analysen und Inhalte.

„Dienstdaten“ bezeichnet aggregierte, statistische, verhaltensbezogene und technische Signale, die aus der Nutzung des Dienstes abgeleitet werden, wobei jeweils alle direkten und indirekten Identifikatoren, alle Personenbezogenen Daten und alle Vertraulichen Informationen des KUNDEN entfernt oder durch in der Branchenpraxis anerkannte Verfahren (wie Aggregation, Generalisierung, Unterdrückung von Quasi-Identifikatoren oder gleichwertige Methoden) unwiderruflich anonymisiert wurden, sodass die resultierenden Daten vernünftigerweise weder einer bestimmten Person noch dem KUNDEN zugeordnet werden können.

„Unterauftragsverarbeiter“ bezeichnet jeden von Retorio beauftragten Dritten, der Personenbezogene Daten im Auftrag des KUNDEN verarbeitet, wie im DPA näher beschrieben.

„Abonnementlaufzeit“ bezeichnet die Laufzeit des Abonnements des KUNDEN für den Dienst gemäß dem Bestellformular, einschließlich etwaiger Verlängerungslaufzeiten gemäß Ziffer 11.

3. Bereitstellung des Dienstes

3.1 Zugangsrecht

Vorbehaltlich der Einhaltung des Vertrags durch den KUNDEN und der Zahlung der Entgelte stellt Retorio dem KUNDEN und seinen Autorisierten Nutzern den Dienst während der Abonnementlaufzeit gemäß der Dokumentation, der SoW und dem SLA zur Verfügung.

3.2 Software-as-a-Service

Der Dienst wird als Software-as-a-Service bereitgestellt. Es wird keine Kopie des Dienstes an die Systeme des KUNDEN geliefert oder darauf installiert. Der Zugriff auf den Dienst erfolgt über gängige Webbrowser, wie im SLA aufgeführt. Der KUNDE ist für die Internetverbindung, Browser, Geräte und alle auf seiner Seite erforderlichen Drittdienste verantwortlich, die für den Zugriff auf den Dienst benötigt werden.

3.3 Datenstandort

Der primäre Datenstandort für den Dienst ist im DPA (Anlage 3) festgelegt. Standardmäßig werden KUNDEN-Daten in der Europäischen Union auf einer von den primären Cloud-Unterauftragsverarbeitern von Retorio betriebenen Infrastruktur gehostet und verarbeitet. Bestimmte im DPA aufgeführte Unterauftragsverarbeiter können begrenzte Kategorien von KUNDEN-Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten (zum Beispiel Kundensupport-Tools oder bestimmte Speech-to-Text-Anbieter oder Ausweich-Serverinfrastruktur). Jede solche Verarbeitung entspricht Kapitel V der DSGVO, einschließlich der Verwendung von Standardvertragsklauseln oder anderen geeigneten Übermittlungsmechanismen, soweit erforderlich. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter und ihrer jeweiligen Verarbeitungsorte wird im DPA geführt.

3.4 Änderungen am Dienst

Retorio kann Funktionen des Dienstes von Zeit zu Zeit aktualisieren, verbessern, ändern oder ersetzen, sofern eine solche Änderung die Kernfunktionalität des Dienstes während der jeweils laufenden Abonnementlaufzeit nicht wesentlich beeinträchtigt. Retorio wird dem KUNDEN Änderungen, die die Nutzung des Dienstes wesentlich beeinflussen, mit angemessener Vorlaufzeit ankündigen.

4. Nutzungsrecht

4.1 Einräumung

Retorio räumt dem KUNDEN für die Dauer der Abonnementlaufzeit ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares, weltweites Recht ein, über seine Autorisierten Nutzer für die internen Geschäftszwecke des KUNDEN auf den Dienst zuzugreifen und ihn zu nutzen, gemäß dem Bestellformular, der Dokumentation und diesen ToS.

4.2 Verbundene Unternehmen

Die im Bestellformular aufgeführten (oder anderweitig von Retorio schriftlich genehmigten) verbundenen Unternehmen des KUNDEN dürfen den Dienst im Rahmen des Vertrags nutzen, sofern der KUNDE für deren Einhaltung des Vertrags haftbar bleibt. Benötigt ein verbundenes Unternehmen eine separate Vertragspartei, können die Parteien ein separates Bestellformular unterzeichnen, das auf diese ToS Bezug nimmt.

4.3 Rechtevorbehalt

Alle Rechte, die dem KUNDEN im Rahmen des Vertrags nicht ausdrücklich eingeräumt werden, bleiben Retorio vorbehalten. Retorio und seine Lizenzgeber behalten sämtliche Rechte, Titel und Ansprüche an dem Dienst, der Dokumentation, allen zugrunde liegenden Technologien, allen KI-Modellen, Algorithmen und Dienstdaten sowie alle daran bestehenden Rechte des geistigen Eigentums. Der Vertrag überträgt dem KUNDEN kein Eigentum am Dienst oder an einem der vorgenannten Elemente.

5. Autorisierte Nutzer

5.1 Anzahl und Umfang

Der KUNDE darf Autorisierte Nutzer bis zur im Bestellformular festgelegten Höchstzahl autorisieren. Ein Konto eines Autorisierten Nutzers ist persönlich und darf nicht geteilt werden. Der KUNDE darf das Konto eines Autorisierten Nutzers einer anderen Person neu zuweisen, wenn ein bestehender Autorisierter Nutzer keinen Zugang mehr benötigt (zum Beispiel beim Ausscheiden aus dem Unternehmen des KUNDEN).

5.2 Verantwortung des KUNDEN

Der KUNDE ist verantwortlich für: (a) die Handlungen und Unterlassungen seiner Autorisierten Nutzer im Zusammenhang mit dem Dienst; (b) die Wahrung der Vertraulichkeit der Zugangsdaten; (c) die unverzügliche Benachrichtigung von Retorio über jeden tatsächlichen oder vermuteten unbefugten Zugriff; und (d) die Sicherstellung, dass seine Autorisierten Nutzer diese ToS, die Dokumentation und das anwendbare Recht einhalten.

5.3 Aussetzung

Retorio kann den Zugang eines einzelnen Autorisierten Nutzers aussetzen, wenn Retorio vernünftigerweise annimmt, dass die Aktivität des Nutzers (i) die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit des Dienstes gefährdet, (ii) gegen Ziffer 8 (Pflichten des KUNDEN und zulässige Nutzung) verstößt oder (iii) die Rechte Dritter verletzt. Retorio wird dem KUNDEN, soweit vernünftigerweise durchführbar, vorab eine Mitteilung machen und die Gelegenheit zur Behebung des Problems geben. Eine Aussetzung nach dieser Ziffer entbindet den KUNDEN nicht von der Pflicht zur Zahlung der Entgelte.

6. KUNDEN-Daten und Eigentum

6.1 Eigentum

Im Verhältnis der Parteien untereinander besitzt der KUNDE sämtliche Rechte, Titel und Ansprüche an den KUNDEN-Daten und allen über den Dienst für den KUNDEN erzeugten Ergebnissen. Retorio erwirbt an den KUNDEN-Daten oder Ergebnissen keine Rechte, Titel oder Ansprüche, mit Ausnahme der in Ziffer 6.2 eingeräumten beschränkten Rechte.

6.2 Lizenz an Retorio

Der KUNDE räumt Retorio, seinen verbundenen Unternehmen und seinen jeweiligen Unterauftragsverarbeitern eine nicht ausschließliche, weltweite, gebührenfreie Lizenz ein, KUNDEN-Daten zu hosten, zu kopieren, zu übertragen, zu verarbeiten, anzuzeigen und anderweitig zu nutzen, ausschließlich soweit dies erforderlich ist, um: (a) den Dienst bereitzustellen, zu betreiben, zu warten, zu sichern und zu unterstützen; (b) Ergebnisse für den KUNDEN zu erzeugen; (c) das anwendbare Recht einzuhalten; und (d) den Vertrag durchzusetzen. Diese Lizenz endet mit Beendigung des Vertrags, vorbehaltlich der Lösch- und Rückgabepflichten in Ziffer 11.5 und im DPA.

6.3 Dienstdaten und Lernen aus allgemeinen Mustern

Retorio kann Dienstdaten erheben und verarbeiten und Dienstdaten für jeden rechtmäßigen Geschäftszweck nutzen, einschließlich zum Betrieb, zur Sicherung, zur Fehlerbehebung, zur Analyse, zum Benchmarking, zur Verbesserung und zur Weiterentwicklung des Dienstes (einschließlich der zugrunde liegenden Modelle). Die Parteien erkennen an, dass der Wert des Dienstes von der Fähigkeit von Retorio abhängt, allgemeine Muster des Kommunikationsverhaltens und der Coaching-Wirksamkeit über seinen Kundenstamm hinweg zu lernen. Dementsprechend darf Retorio Erkenntnisse aus solchen allgemeinen Mustern ableiten, aufbewahren und nutzen, einschließlich branchen-, rollen- und anwendungsfallübergreifend beobachteter Muster, sofern eine solche Nutzung (a) ausschließlich auf Dienstdaten im Sinne von Ziffer 2 beruht, (b) keine Personenbezogenen Daten oder Vertraulichen Informationen des KUNDEN umfasst und (c) vernünftigerweise nicht dazu verwendet werden kann, eine Person zu re-identifizieren oder KUNDEN-spezifische Informationen offenzulegen.

6.4 Kein Training mit Personenbezogenen Daten oder Vertraulichen Informationen

Retorio wird Personenbezogene Daten oder Vertrauliche Informationen des KUNDEN nicht verwenden, um ein System der künstlichen Intelligenz oder des maschinellen Lernens zu trainieren, feinabzustimmen, neu zu trainieren oder anderweitig zu verbessern — sei es ein Retorio-Modell oder ein Modell eines Dritten. Diese Pflicht gilt für Retorio und wird vertraglich an die KI-Unterauftragsverarbeiter von Retorio weitergegeben, wie in Ziffer 7 beschrieben. Zur Klarstellung: Ziffer 6.3 gestattet keine Nutzung von Personenbezogenen Daten oder Vertraulichen Informationen für das Modelltraining; nur Dienstdaten im Sinne von Ziffer 2 dürfen für die in Ziffer 6.3 genannten Zwecke verwendet werden.

6.5 Widerspruch gegen die Nutzung von Dienstdaten

Der KUNDE kann durch schriftliche Mitteilung an Retorio der Nutzung von aus seiner Instanz abgeleiteten Dienstdaten für Zwecke der Modellverbesserung widersprechen. Ein solcher Widerspruch gilt mit Wirkung für die Zukunft ab einem angemessenen Umsetzungsdatum und berührt nicht das Recht von Retorio, Dienstdaten für den Betrieb, die Sicherheit und die Fehlerbehebung des Dienstes zu nutzen.

7. Künstliche Intelligenz und EU-KI-Verordnung

7.1 KI-Unterauftragsverarbeiter und Zero Retention

Der Dienst stützt sich auf die eigenen proprietären Modelle von Retorio sowie auf Foundation-Modelle von Drittanbietern, auf die über eine Infrastruktur auf Enterprise-Niveau zugegriffen wird (derzeit Microsoft Azure OpenAI Service und Google Cloud Vertex AI, wie im DPA aufgeführt). Die Enterprise-Vereinbarungen von Retorio mit diesen KI-Unterauftragsverarbeitern enthalten Zero-Retention-Zusagen: An das Foundation-Modell übermittelte KUNDEN-Daten werden nur vorübergehend verarbeitet, werden nicht über die Dauer der Interaktion hinaus aufbewahrt und werden vom Anbieter des Foundation-Modells nicht verwendet, um ein Modell zu trainieren, neu zu trainieren oder anderweitig zu verbessern.

7.2 Einstufung nach der EU-KI-Verordnung

Zum Wirksamkeitsdatum stuft Retorio den Dienst, sofern er bestimmungsgemäß gemäß der Dokumentation und der SoW genutzt wird, als kein Hochrisiko-KI-System im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 (die „EU-KI-Verordnung“) ein. Diese Einschätzung beruht auf Folgendem:

• Der Dienst ist ein freiwilliges Trainings- und Coaching-Instrument; die Teilnahme ist für Endnutzer freiwillig.
• Der Dienst trifft keine automatisierten Personalentscheidungen und wird nicht als alleinige oder maßgebliche Grundlage für eine Entscheidung verwendet, die die Beschäftigung, Leistungsbeurteilung, Beförderung, Vergütung oder Kündigung einer Person betrifft.
• Der Dienst analysiert offen gezeigtes Kommunikationsverhalten (zum Beispiel Mimik, Sprache, Ausdrucksweise) zu Zwecken des Trainingsfeedbacks; Retorio sieht dies als im Einklang mit Erwägungsgrund 18 der EU-KI-Verordnung und nicht als biometrische Kategorisierung oder Emotionserkennung im regulierten Sinne.

7.3 Rollen nach der EU-KI-Verordnung

Für die Zwecke der EU-KI-Verordnung handelt Retorio als Anbieter des KI-Systems und der KUNDE als Betreiber. Der KUNDE ist verantwortlich für: (a) die Sicherstellung, dass der Dienst gemäß der Dokumentation und dem bestimmungsgemäßen Zweck genutzt wird; (b) die Information der Endnutzer darüber, dass sie mit einem KI-System interagieren; (c) soweit der KUNDE den Dienst in einem Kontext betreibt, der ihn zu einem Hochrisiko-KI-System machen würde, die Einhaltung der Betreiberpflichten der EU-KI-Verordnung. Retorio wird dem KUNDEN angemessene Unterstützung leisten, um seinen Pflichten als Betreiber zu Transparenz, Protokollierung und menschlicher Aufsicht nachzukommen, unter anderem durch Bereitstellung der nach Artikel 13 der EU-KI-Verordnung erforderlichen Informationen.

7.4 Regulatorische Änderungen

Wenn während der Abonnementlaufzeit eine zuständige Regulierungsbehörde, ein Gericht, eine amtliche Leitlinie oder eine Änderung des anwendbaren Rechts (einschließlich der EU-KI-Verordnung und etwaiger delegierter Rechtsakte oder Durchführungsrechtsakte dazu) dazu führt, dass der Dienst oder ein wesentlicher Teil davon als Hochrisiko-KI-System oder verbotene Praktik neu eingestuft wird oder anderweitig wesentlich verschärften regulatorischen Pflichten unterliegt, kann Retorio nach seiner Wahl und mit angemessener vorheriger schriftlicher Mitteilung an den KUNDEN: (a) den Dienst ändern, um ihn in Einklang mit den Vorschriften zu bringen, einschließlich durch Entfernen, Einschränken oder Anpassen betroffener Funktionen, sofern Retorio wirtschaftlich angemessene Anstrengungen unternimmt, um den wesentlichen Gehalt des Dienstes zu erhalten; (b) die betroffene Funktion oder den betroffenen Anwendungsfall aussetzen, bis die Einhaltung erreicht ist; oder (c) den betroffenen Teil des Dienstes oder, falls die Einhaltung mit angemessenem Aufwand nicht erreicht werden kann, den Vertrag kündigen, jeweils ohne Haftung gegenüber dem KUNDEN, mit Ausnahme einer anteiligen Rückerstattung im Voraus gezahlter Entgelte für den betroffenen Teil des Dienstes für den ungenutzten Rest der jeweils laufenden Abonnementlaufzeit. Jede Partei wird mit der anderen nach Treu und Glauben zusammenarbeiten, um die Nutzung des Dienstes an etwaige neue regulatorische Anforderungen anzupassen.

8. Pflichten des KUNDEN und zulässige Nutzung

8.1 Allgemeine Pflichten

Der KUNDE wird: (a) den Dienst gemäß dem Vertrag, der Dokumentation und dem anwendbaren Recht (einschließlich Datenschutzrecht und EU-KI-Verordnung) nutzen; (b) unbefugten Zugriff auf den Dienst oder dessen unbefugte Nutzung verhindern; (c) allein für die KUNDEN-Daten und für die Rechtsgrundlage verantwortlich sein, auf der KUNDEN-Daten über den Dienst verarbeitet werden; und (d) mit Retorio in Sicherheits- und Compliance-Angelegenheiten angemessen zusammenarbeiten.

8.2 Nutzungsbeschränkungen

Der KUNDE wird nicht, und wird keinem Autorisierten Nutzer oder Dritten gestatten:

• den Dienst zu verkaufen, weiterzuverkaufen, zu lizenzieren, unterzulizenzieren, zu vertreiben, zu vermieten, zu verleasen oder anderweitig einem Dritten zur Verfügung zu stellen oder den Dienst in ein Service-Bureau- oder Outsourcing-Angebot einzubeziehen;
• den Dienst zurückzuentwickeln, zu dekompilieren, zu disassemblieren oder anderweitig zu versuchen, den Quellcode, die Modelle, Algorithmen, Trainingsdaten oder zugrunde liegenden Ideen des Dienstes abzuleiten, außer soweit eine solche Beschränkung durch zwingendes anwendbares Recht untersagt ist;
• den Dienst oder die Dokumentation zu kopieren, zu ändern, davon abgeleitete Werke zu erstellen oder Eigentumshinweise daraus zu entfernen, mit Ausnahme zulässiger Ergebnisse;
• den Dienst zu nutzen, um ein Produkt, Modell oder eine Dienstleistung der künstlichen Intelligenz oder des maschinellen Lernens zu entwickeln, zu trainieren, zu verbessern oder zu benchmarken, das bzw. die direkt mit dem Dienst konkurriert (ein „Konkurrenzdienst“ bezeichnet eine kommerziell angebotene, KI-gestützte Plattform für Vertriebs-, Service-, Führungs- oder Verhaltens-Coaching, die dem Dienst funktional ähnlich ist); diese Beschränkung untersagt nicht die nach Treu und Glauben erfolgende interne Bewertung des Dienstes durch den KUNDEN im Vergleich zu anderen Tools, die der KUNDE für eine Beschaffung in Betracht zieht, oder interne Analysen der eigenen Lernprogramme des KUNDEN;
• ein Ergebnis des Dienstes als Trainingsdaten, Feinabstimmungsdaten oder Bewertungsdaten für ein großes Sprachmodell, Foundation-Modell oder anderes KI-System eines Dritten zu verwenden, das einen Konkurrenzdienst im Sinne von (4) oben darstellt;
• Daten aus dem Dienst zu scrapen, zu crawlen oder mit automatisierten Mitteln zu extrahieren, außer über Schnittstellen, die Retorio ausdrücklich zu diesem Zweck bereitstellt;
• über den Dienst Inhalte hochzuladen oder zu übertragen, die rechtswidrig, rechtsverletzend, verleumderisch, obszön, belästigend, schädlich oder schädlicher Code sind oder die die Privatsphäre, das geistige Eigentum oder andere Rechte Dritter verletzen;
• die Integrität, Sicherheit oder Leistung des Dienstes zu beeinträchtigen oder zu stören oder zu versuchen, sich unbefugten Zugang zu einem Teil des Dienstes oder seiner Systeme zu verschaffen;
• Nutzungsgrenzen, Zugangskontrollen, Sicherheitsmaßnahmen oder Kontingente zu umgehen; oder
• den Dienst in einer Hochrisiko-Aktivität zu nutzen (siehe Ziffer 12.4).

8.3 Folgen eines Verstoßes

Verstößt der KUNDE gegen Ziffer 8.2 in einer Weise, die den Dienst oder Dritte wesentlich gefährdet, kann Retorio den Dienst ganz oder teilweise aussetzen. Retorio wird dem KUNDEN, soweit vernünftigerweise durchführbar, vorab eine Mitteilung machen und die Gelegenheit zur Behebung des Problems geben. Eine Aussetzung nach dieser Ziffer entbindet den KUNDEN nicht von der Pflicht zur Zahlung der Entgelte und lässt die Kündigungsrechte von Retorio nach Ziffer 11 unberührt.

9. Integrationen von Drittanbietern

9.1 Verfügbare Integrationen

Der Dienst unterstützt Integrationen mit vom KUNDEN gewählten und in der SoW vereinbarten Drittdiensten. Der KUNDE aktiviert und konfiguriert eine solche Integration gemäß der Dokumentation.

9.2 Verantwortung für Drittanbieter

Retorio ist nicht verantwortlich für: (a) den Betrieb, die Inhalte, die Sicherheit oder die Verfügbarkeit eines Drittdienstes; (b) eine Unmöglichkeit des Zugriffs auf den Dienst oder seiner Nutzung, die durch einen Ausfall eines vom KUNDEN zur Integration gewählten Drittdienstes verursacht wird; oder (c) eine vom KUNDEN aktivierte Weitergabe von KUNDEN-Daten an einen Drittdienst. Der KUNDE ist allein für seine Einhaltung der Bedingungen jedes Drittdienstes verantwortlich, den er mit dem Dienst nutzt.

10. Entgelte, Zahlung und Preisänderungen

10.1 Entgelte

Der KUNDE zahlt die im Bestellformular festgelegten Entgelte. Sofern das Bestellformular nichts anderes bestimmt: (a) sind die Entgelte in Euro angegeben; (b) sind die Entgelte jährlich im Voraus zahlbar; (c) sind Rechnungen netto innerhalb von dreißig (30) Tagen ab Rechnungsdatum zahlbar; und (d) verstehen sich alle Entgelte zuzüglich Steuern.

10.2 Steuern

Der KUNDE ist verantwortlich für alle Steuern, Abgaben und ähnlichen behördlichen Belastungen, die im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehen, einschließlich Umsatzsteuer, GST, Verkaufs-, Nutzungs- und Quellensteuern (ausgenommen Steuern auf das Nettoeinkommen von Retorio). Soweit Retorio gesetzlich verpflichtet ist, solche Steuern zu erheben, werden sie dem KUNDEN zusätzlich zu den Entgelten in Rechnung gestellt.

10.3 Zahlungsverzug

Zahlt der KUNDE eine unbestrittene Rechnung nicht bis zu ihrem Fälligkeitsdatum, kann Retorio: (a) Zinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank gemäß § 288 Abs. 2 BGB berechnen (oder, sofern der KUNDE in den Vereinigten Staaten ansässig ist, in Höhe des jeweils niedrigeren Werts von 1,5 % pro Monat oder des gesetzlich zulässigen Höchstsatzes); und (b) nach einer schriftlichen Mitteilung von mindestens zehn (10) Geschäftstagen den Dienst aussetzen, bis die Zahlung vollständig eingegangen ist. Ein Zahlungsverzug entbindet den KUNDEN nicht von seinen Zahlungspflichten.

10.4 Bestrittene Beträge

Bestreitet der KUNDE eine Rechnung nach Treu und Glauben, wird der KUNDE: (a) den unbestrittenen Teil bis zum Fälligkeitsdatum zahlen; und (b) Retorio den bestrittenen Betrag und den Grund innerhalb von zehn (10) Geschäftstagen nach Erhalt der Rechnung schriftlich mitteilen. Die Parteien werden nach Treu und Glauben zusammenarbeiten, um die Streitigkeit zügig beizulegen.

10.5 Preisänderungen bei Verlängerung

Die Entgelte erhöhen sich während der anfänglichen Abonnementlaufzeit nicht. Für jede Verlängerungslaufzeit kann Retorio die Entgelte um höchstens fünf Prozent (5 %) gegenüber den in der unmittelbar vorangegangenen Abonnementlaufzeit geltenden Entgelten erhöhen, sofern Retorio dem KUNDEN die Erhöhung mindestens sechzig (60) Tage vor Beginn der Verlängerungslaufzeit schriftlich mitteilt. Erhöhungen über 5 % bedürfen der schriftlichen Zustimmung des KUNDEN.

10.6 Mehrnutzung und zusätzliche Nutzer

Überschreitet der KUNDE die Anzahl der Autorisierten Nutzer oder eine andere im Bestellformular festgelegte Nutzungsgrenze, kann Retorio dem KUNDEN zusätzliche Entgelte zu den im Bestellformular genannten Sätzen pro Nutzer (oder, falls für die betreffende Mehrnutzung kein Satz angegeben ist, zu den jeweils gültigen Standardsätzen von Retorio) anteilig für den Rest der Abonnementlaufzeit in Rechnung stellen.

11. Abonnementlaufzeit, Verlängerung und Kündigung

11.1 Anfängliche Laufzeit

Die anfängliche Abonnementlaufzeit beträgt zwölf (12) Monate ab dem Wirksamkeitsdatum, sofern im Bestellformular keine andere anfängliche Laufzeit angegeben ist.

11.2 Automatische Verlängerung

Die Abonnementlaufzeit verlängert sich automatisch um jeweils zwölf (12) Monate, sofern nicht eine Partei mindestens sechzig (60) Tage vor Ablauf der jeweils laufenden Laufzeit schriftlich die Nichtverlängerung mitteilt. Das Bestellformular kann einen abweichenden Verlängerungszyklus festlegen.

11.3 Kündigung aus wichtigem Grund bei wesentlicher Vertragsverletzung

Jede Partei kann den Vertrag wegen einer wesentlichen Vertragsverletzung der anderen Partei kündigen, wenn die verletzende Partei die Verletzung nicht innerhalb von dreißig (30) Tagen nach Erhalt einer schriftlichen Mitteilung, in der die Verletzung in angemessener Ausführlichkeit beschrieben wird, behebt. Eine wesentliche Vertragsverletzung umfasst (ohne Beschränkung): (a) die Nichtzahlung eines unbestrittenen Entgelts durch den KUNDEN, das mehr als dreißig (30) Tage nach Mitteilung unbezahlt bleibt; (b) den Verstoß des KUNDEN gegen Ziffer 8.2 oder Ziffer 15; oder (c) das Versäumnis von Retorio, den Dienst über einen ununterbrochenen Zeitraum, der die Heilungsfrist überschreitet, im Wesentlichen gemäß der Dokumentation bereitzustellen.

11.4 Kündigung bei Insolvenz

Jede Partei kann den Vertrag mit sofortiger Wirkung durch schriftliche Mitteilung kündigen, wenn die andere Partei zahlungsunfähig wird, eine Abtretung zugunsten von Gläubigern vornimmt, für im Wesentlichen ihr gesamtes Vermögen ein Insolvenzverwalter, Treuhänder oder Liquidator bestellt wird oder sie einen Antrag nach einem Insolvenz- oder Konkursrecht stellt oder ein solcher gegen sie gestellt und nicht innerhalb von sechzig (60) Tagen abgewiesen wird.

11.5 Folgen der Beendigung

Bei Ablauf oder Kündigung des Vertrags: (a) endet das Recht des KUNDEN auf Zugriff auf den Dienst; (b) kann der KUNDE für einen Zeitraum von dreißig (30) Tagen nach dem Wirksamkeitsdatum der Beendigung (der „Exportzeitraum“) einen einmaligen Export der KUNDEN-Daten im nachstehend definierten Standard-Exportformat kostenfrei anfordern; (c) wird Retorio nach dem Exportzeitraum die KUNDEN-Daten gemäß dem DPA zurückgeben oder löschen; und (d) zahlt jede Partei alle bis zum Wirksamkeitsdatum der Beendigung aufgelaufenen Beträge. Die Beendigung berührt keine Rechte, Rechtsbehelfe, Pflichten oder Haftungen der Parteien, die bis zum Beendigungsdatum aufgelaufen sind.

Das „Standard-Exportformat“ besteht aus: (i) Sitzungs- und Nutzermetadaten, Scorecards und Analysen im JSON-Format; (ii) Videoaufzeichnungen im MP4-Format; und (iii) Audioaufzeichnungen im WAV-Format, jeweils wie vom Dienst zum Wirksamkeitsdatum der Beendigung gespeichert. Jeder Export in einem anderen Format, mit zusätzlichen Umwandlungen, auf physischen Datenträgern oder nach dem Exportzeitraum gilt als „individueller Export“ und wird von Retorio gegen ein separates schriftliches Angebot zu den jeweils gültigen Sätzen von Retorio für professionelle Dienstleistungen und vorbehaltlich der technischen Machbarkeitsprüfung von Retorio durchgeführt.

11.6 Fortgeltung

Ziffern, die ihrer Natur nach die Beendigung überdauern sollen, gelten fort, einschließlich der Ziffern 2 (Begriffsbestimmungen), 4.3 (Rechtevorbehalt), 6 (KUNDEN-Daten und Eigentum), 8.2 (Nutzungsbeschränkungen), 10 (hinsichtlich aufgelaufener Entgelte), 11.5 (Folgen der Beendigung), 11.6 (Fortgeltung), 13 (Freistellung), 14 (Haftungsbeschränkung), 15 (Vertraulichkeit), 16 (Datenschutz), 20 (Referenzen, Öffentlichkeitsarbeit und Feedback), 25 (Mitteilungen), 29 (Gesamter Vertrag), 30 (Zusätzliche Leistungen und Reisekosten) und 31 (Anwendbares Recht und Streitbeilegung).

12. Gewährleistung und Haftungsausschlüsse

12.1 Wechselseitige Zusicherungen

Jede Partei sichert zu, dass: (a) sie die volle gesellschaftsrechtliche Befugnis und Vollmacht hat, den Vertrag abzuschließen; (b) der Vertrag von einem bevollmächtigten Vertreter unterzeichnet ist; und (c) der Abschluss des Vertrags gegen keinen anderen Vertrag verstößt, an den die Partei gebunden ist.

12.2 Leistungsgewährleistung von Retorio

Retorio sichert zu, dass der Dienst während der Abonnementlaufzeit in allen wesentlichen Belangen gemäß der Dokumentation funktioniert. Als ausschließlicher Rechtsbehelf des KUNDEN und gesamte Haftung von Retorio für die Verletzung dieser Zusicherung wird Retorio nach seiner Wahl und ohne zusätzliche Kosten für den KUNDEN: (a) wirtschaftlich angemessene Anstrengungen unternehmen, um die Nichtkonformität zu beheben; (b) eine angemessene Umgehungslösung bereitstellen; oder (c) falls (a) und (b) innerhalb von dreißig (30) Tagen nach der schriftlichen Mitteilung des KUNDEN über die Nichtkonformität nicht mit angemessenem Aufwand erreichbar sind, nur die betroffene Funktion, das betroffene Modul oder den betroffenen Anwendungsfall des Dienstes beenden und dem KUNDEN den anteiligen Teil der gezahlten Entgelte erstatten, der dieser betroffenen Funktion, diesem Modul oder diesem Anwendungsfall vernünftigerweise für den ungenutzten Rest der jeweils laufenden Abonnementlaufzeit zuzurechnen ist. Zur Klarstellung: Retorio ist nicht verpflichtet, den gesamten Dienst zu beenden oder Entgelte zu erstatten, die auf Teile des Dienstes entfallen, die weiterhin im Wesentlichen gemäß der Dokumentation funktionieren.

12.3 Ausschluss sonstiger Gewährleistungen

12.4 Hochrisiko-Aktivitäten

Der Dienst ist nicht für die Verwendung in einer Umgebung konzipiert, die ausfallsichere Leistung erfordert und in der ein Ausfall des Dienstes unmittelbar zum Tod, zu Personenschäden oder zu schweren physischen oder Umweltschäden führen könnte, einschließlich des Betriebs von Kernkraftanlagen, der Luftfahrt, von Lebenserhaltungssystemen und Waffensystemen („Hochrisiko-Aktivitäten“). Retorio schließt ausdrücklich jede ausdrückliche oder stillschweigende Gewährleistung der Eignung für Hochrisiko-Aktivitäten aus.

12.5 Kein Ersatz für fachliche Beurteilung

Die Ergebnisse des Dienstes werden als Trainings- und Coaching-Feedback bereitgestellt, um die Entwicklung von Kommunikations- und anderen beruflichen Fähigkeiten zu unterstützen. Die Ergebnisse sind nicht die alleinige oder maßgebliche Grundlage für eine Entscheidung über die Beschäftigung, Leistungsbeurteilung, Vergütung, Beförderung oder Kündigung einer Person und dürfen vom KUNDEN nicht als solche verwendet werden.

13. Freistellung

13.1 Freistellung durch Retorio

Retorio wird den KUNDEN, seine verbundenen Unternehmen und ihre jeweiligen Geschäftsführer, leitenden Angestellten und Mitarbeiter (die „Freistellungsberechtigten des KUNDEN“) gegen jeden Anspruch eines Dritten verteidigen, mit dem behauptet wird, dass der Dienst, wie von Retorio bereitgestellt und vom KUNDEN gemäß dem Vertrag genutzt, ein Patent-, Urheber-, Marken- oder Geschäftsgeheimnisrecht eines Dritten verletzt (ein „Anspruch gegen den KUNDEN“), und wird die Freistellungsberechtigten des KUNDEN von allen Schäden, Anwaltskosten und Kosten freistellen, die den Freistellungsberechtigten des KUNDEN durch ein zuständiges Gericht endgültig auferlegt oder in einem von Retorio unterzeichneten Vergleich vereinbart werden.

Entsteht ein Anspruch gegen den KUNDEN oder ist ein solcher nach vernünftiger Einschätzung von Retorio wahrscheinlich, kann Retorio nach seiner Wahl und ohne zusätzliche Kosten für den KUNDEN: (a) für den KUNDEN das Recht beschaffen, den Dienst weiter zu nutzen; (b) den Dienst so ändern oder ersetzen, dass er nicht rechtsverletzend ist, wobei seine Funktionalität im Wesentlichen erhalten bleibt; oder (c) falls (a) und (b) wirtschaftlich nicht angemessen sind, den betroffenen Teil des Dienstes beenden und den anteiligen Teil der für die verbleibende Abonnementlaufzeit gezahlten Entgelte erstatten. Ziffern 13.1 (a) bis (c) legen die gesamte Pflicht von Retorio und den ausschließlichen Rechtsbehelf des KUNDEN für jeden Anspruch gegen den KUNDEN fest.

13.2 Freistellung durch den KUNDEN

Der KUNDE wird Retorio, seine verbundenen Unternehmen und ihre jeweiligen Geschäftsführer, leitenden Angestellten und Mitarbeiter (die „Freistellungsberechtigten von Retorio“) gegen jeden Anspruch eines Dritten verteidigen, der sich ergibt aus oder bezieht auf: (a) KUNDEN-Daten oder vom KUNDEN bereitgestellte Inhalte, einschließlich jeder Behauptung, dass solche Daten oder Inhalte Rechte Dritter verletzen, gegen anwendbares Recht (einschließlich Datenschutzrecht und EU-KI-Verordnung) verstoßen oder eine rechtswidrige Verarbeitung darstellen; (b) den Verstoß des KUNDEN gegen Ziffer 8.2 (Nutzungsbeschränkungen); oder (c) die Nutzung des Dienstes durch den KUNDEN in einer nach dem Vertrag nicht gestatteten Weise (ein „Anspruch gegen Retorio“), und wird die Freistellungsberechtigten von Retorio von allen Schäden, Anwaltskosten und Kosten freistellen, die den Freistellungsberechtigten von Retorio durch ein zuständiges Gericht endgültig auferlegt oder in einem vom KUNDEN unterzeichneten Vergleich vereinbart werden.

13.3 Ausnahmen von der Freistellung

Retorio hat keine Verpflichtung nach Ziffer 13.1 für einen Anspruch gegen den KUNDEN, der sich ergibt aus oder bezieht auf: (a) nicht von Retorio vorgenommene Änderungen am Dienst; (b) die Kombination, den Betrieb oder die Nutzung des Dienstes mit einem Produkt, einer Dienstleistung, Hardware, Software oder Daten, die nicht von Retorio bereitgestellt wurden, sofern der Dienst allein die Verletzung nicht verursacht hätte; (c) die Nutzung des Dienstes unter Verstoß gegen den Vertrag; oder (d) KUNDEN-Daten.

13.4 Freistellungsverfahren

Die Freistellungspflichten in dieser Ziffer 13 stehen unter der Bedingung, dass: (a) die freizustellende Partei der freistellenden Partei den Anspruch unverzüglich schriftlich mitteilt; (b) die freistellende Partei die alleinige Kontrolle über die Verteidigung und Beilegung des Anspruchs hat (wobei jeder Vergleich, der der freizustellenden Partei eine nicht-monetäre Verpflichtung auferlegt, der vorherigen schriftlichen Zustimmung der freizustellenden Partei bedarf, die nicht unbillig verweigert werden darf); und (c) die freizustellende Partei der freistellenden Partei auf deren Kosten angemessene Unterstützung leistet.

14. Haftungsbeschränkung

14.1 Haftungshöchstbetrag

14.2 Ausgeschlossene Schäden

14.3 Ausnahmen vom Haftungshöchstbetrag und von den ausgeschlossenen Schäden

Die Beschränkungen in den Ziffern 14.1 und 14.2 gelten nicht für:

• Haftung, die nach anwendbarem Recht nicht beschränkt oder ausgeschlossen werden kann, einschließlich der Haftung für durch Fahrlässigkeit verursachte Todesfälle oder Personenschäden, für Betrug oder arglistige Täuschung;
• die Haftung einer Partei für grobe Fahrlässigkeit oder vorsätzliches Fehlverhalten;
• die Zahlungspflichten des KUNDEN nach Ziffer 10 und Ziffer 30;
• die Freistellungspflichten jeder Partei nach Ziffer 13 (vorbehaltlich des besonderen Höchstbetrags in Ziffer 13.1);
• den Verstoß jeder Partei gegen Ziffer 15 (Vertraulichkeit);
• die Haftung von Retorio nach dem Produkthaftungsgesetz oder eine gleichwertige gesetzliche Haftung, die nicht ausgeschlossen werden kann;
• den Verstoß des KUNDEN gegen Ziffer 8.2 (Nutzungsbeschränkungen) oder eine Verletzung der Rechte des geistigen Eigentums von Retorio.

14.4 Zusammenspiel mit deutschem Recht

Soweit dieser Vertrag deutschem Recht unterliegt, werden die Beschränkungen in den Ziffern 14.1 und 14.2 so ausgelegt, dass sie der Absicht der Parteien volle Wirkung verleihen, zugleich aber mit zwingenden Vorschriften des deutschen Rechts (einschließlich §§ 309 Nr. 7, 309 Nr. 8 BGB) vereinbar bleiben. Zur Klarstellung: Retorio haftet nach deutschem Recht weiterhin für Schäden aus Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, sowie für Schäden, die von den Ausnahmen in Ziffer 14.3 erfasst sind.

15. Vertraulichkeit

15.1 Pflichten

Jede Partei (die „Empfangende Partei“) wird: (a) die Vertraulichen Informationen der anderen Partei (der „Offenlegenden Partei“) streng vertraulich behandeln und dabei mindestens dieselbe Sorgfalt anwenden, die sie zum Schutz ihrer eigenen vertraulichen Informationen anwendet (in keinem Fall jedoch weniger als angemessene Sorgfalt); (b) Vertrauliche Informationen nur soweit nutzen, wie es zur Ausübung ihrer Rechte und Erfüllung ihrer Pflichten aus dem Vertrag erforderlich ist; und (c) den Zugang zu Vertraulichen Informationen auf ihre Mitarbeiter, Auftragnehmer, Berater und verbundenen Unternehmen beschränken, die diese kennen müssen und die durch Vertraulichkeitspflichten gebunden sind, die mindestens so schützend sind wie diese Ziffer 15.

15.2 Ausnahmen

Diese Ziffer 15 gilt nicht für Informationen, die: (a) der Empfangenden Partei vor der Offenlegung durch die Offenlegende Partei rechtmäßig und ohne Beschränkung bekannt waren; (b) ohne Verstoß der Empfangenden Partei gegen den Vertrag öffentlich bekannt sind oder werden; (c) von der Empfangenden Partei rechtmäßig von einem Dritten ohne Vertraulichkeitspflichten erhalten werden; oder (d) von der Empfangenden Partei unabhängig und ohne Nutzung von oder Bezugnahme auf die Vertraulichen Informationen der Offenlegenden Partei entwickelt werden.

15.3 Gesetzlich vorgeschriebene Offenlegung

Ist die Empfangende Partei durch Gesetz, Verordnung oder Gerichtsbeschluss zur Offenlegung Vertraulicher Informationen der Offenlegenden Partei verpflichtet, wird sie, soweit rechtlich zulässig, der Offenlegenden Partei unverzüglich eine schriftliche Mitteilung machen und angemessen kooperieren, damit die Offenlegende Partei eine Schutzanordnung oder einen anderen Rechtsbehelf erwirken kann.

15.4 Dauer der Vertraulichkeit

Die Pflichten in dieser Ziffer 15 bestehen während der Abonnementlaufzeit und für fünf (5) Jahre danach fort. Geschäftsgeheimnisse bleiben so lange geschützt, wie sie nach anwendbarem Recht als Geschäftsgeheimnisse gelten.

16. Datenschutz

16.1 Vorrang des DPA

Die Verarbeitung Personenbezogener Daten im Rahmen des Vertrags richtet sich nach dem DPA (Anlage 3). Bei Widersprüchen zwischen diesen ToS und dem DPA in Bezug auf Personenbezogene Daten hat das DPA Vorrang.

16.2 Rollen

Für alle im Zusammenhang mit dem Dienst verarbeiteten Personenbezogenen Daten handelt der KUNDE als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO und Retorio als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO. Die konkreten Weisungen, der Umfang, die Dauer, die Art und der Zweck der Verarbeitung sind im DPA festgelegt.

16.3 Unterauftragsverarbeiter

Das DPA führt die aktuellen von Retorio beauftragten Unterauftragsverarbeiter auf. Retorio wird dem KUNDEN Änderungen seiner Unterauftragsverarbeiter vorab mitteilen, und der KUNDE kann aus berechtigten Datenschutzgründen widersprechen, wie im DPA vorgesehen.

17. Informationssicherheit

17.1 Sicherheitsmaßnahmen

Retorio implementiert und unterhält angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz des Dienstes und der KUNDEN-Daten vor versehentlicher oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff, wie in den TOMs (Anlage 5) beschrieben.

17.2 ISO-27001-Zertifizierung

Retorio ist von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Das aktuelle ISO-27001-Zertifikat und die zugehörige Anwendbarkeitserklärung (Statement of Applicability) sind dem KUNDEN auf Anfrage verfügbar.

17.3 Verschlüsselung und Tests

KUNDEN-Daten werden bei der Übertragung mit TLS 1.3 oder höher und im Ruhezustand mit AES-256 oder gleichwertig verschlüsselt. Retorio führt kontinuierliches Schwachstellen-Scanning durch und nimmt regelmäßige Penetrationstests des Dienstes vor. Eine Zusammenfassung des jüngsten Penetrationstests ist dem KUNDEN auf Anfrage und vorbehaltlich der Vertraulichkeit verfügbar.

17.4 Meldung von Vorfällen

Verletzungen des Schutzes Personenbezogener Daten werden gemäß dem DPA gemeldet. Sicherheitsvorfälle, die keine Personenbezogenen Daten betreffen, aber die Sicherheit oder Verfügbarkeit des Dienstes wesentlich beeinträchtigen, werden dem KUNDEN gemäß den im SLA festgelegten Meldeverfahren und Fristen gemeldet.

18. Beta-Dienste

18.1 Beta-Funktionen

Von Zeit zu Zeit kann Retorio dem KUNDEN Beta-Dienste zur Verfügung stellen. Beta-Dienste werden zu Evaluierungszwecken bereitgestellt, sind nicht allgemein verfügbar und können von Retorio jederzeit ohne Haftung gegenüber dem KUNDEN geändert, ausgesetzt oder zurückgezogen werden.

18.2 Keine Gewährleistung, kein SLA

Beta-Dienste werden „wie besehen“ bereitgestellt. Die Gewährleistungen in Ziffer 12.2 und die Service-Level-Zusagen im SLA gelten nicht für Beta-Dienste. Die Nutzung eines Beta-Dienstes durch den KUNDEN ist freiwillig, erfolgt auf alleiniges Risiko des KUNDEN und kann vom KUNDEN jederzeit eingestellt werden.

18.3 Feedback zu Beta-Diensten

Der KUNDE kann Retorio Feedback zu Beta-Diensten geben. Feedback richtet sich nach Ziffer 20.3.

19. Service Levels

Die Service-Level-Zusagen für den Dienst (einschließlich Verfügbarkeitsziele, Support-Reaktionszeiten, Wartungsfenster und Release-Management) sind im SLA (Anlage 4) festgelegt. Erreicht Retorio ein vereinbartes Service-Level nicht, ist der ausschließliche Rechtsbehelf des KUNDEN die im SLA ausdrücklich vorgesehene Service-Gutschrift oder ein anderer dort vorgesehener Rechtsbehelf.

20. Referenzen, Öffentlichkeitsarbeit und Feedback

20.1 Nennung als Kunde

Retorio darf den KUNDEN als Kunden von Retorio nennen, unter anderem durch Verwendung des Namens und Logos des KUNDEN auf der Website von Retorio, in Kundenlisten, in Investorenunterlagen und in Kundenkommunikation, jeweils in einer Weise, die mit den Markenrichtlinien des KUNDEN übereinstimmt, soweit diese Retorio zur Verfügung gestellt wurden. Der KUNDE kann dieser Ziffer 20.1 jederzeit durch schriftliche Mitteilung an Retorio widersprechen; der Widerspruch gilt mit Wirkung für die Zukunft ab einem angemessenen Umsetzungsdatum.

20.2 Zusätzliche Referenzrechte

Etwaige zusätzliche Referenzzusagen des KUNDEN, einschließlich der Teilnahme an Fallstudien, gemeinsamen Pressemitteilungen, öffentlichen Testimonials, Webinaren und Referenzgesprächen, richten sich nach dem Bestellformular.

20.3 Feedback

Wenn der KUNDE oder seine Autorisierten Nutzer Retorio Vorschläge, Ideen, Verbesserungswünsche oder sonstiges Feedback zum Dienst bereitstellen (zusammen „Feedback“), räumt der KUNDE Retorio eine nicht ausschließliche, dauerhafte, unwiderrufliche, weltweite, gebührenfreie, übertragbare und unterlizenzierbare Lizenz ein, das Feedback für jeden Zweck zu nutzen, einschließlich zur Entwicklung und Verbesserung des Dienstes, ohne Verpflichtung zu Vergütung oder Nennung. Feedback umfasst keine KUNDEN-Daten, Personenbezogenen Daten oder Vertraulichen Informationen des KUNDEN.

21. Einhaltung von Gesetzen

21.1 Allgemeines

Jede Partei wird alle für ihre Leistung aus dem Vertrag geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten, einschließlich Datenschutzrecht (insbesondere der DSGVO), KI-Recht (insbesondere der EU-KI-Verordnung), Wettbewerbsrecht und anwendbarem Arbeitsrecht.

21.2 Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung

Jede Partei wird alle anwendbaren Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption einhalten, einschließlich des deutschen Strafgesetzbuchs (StGB), des U.S. Foreign Corrupt Practices Act und des U.K. Bribery Act. Retorio unterhält eine Antikorruptionsrichtlinie, die dem KUNDEN auf Anfrage verfügbar gemacht wird.

21.3 Exportkontrolle und Sanktionen

Keine Partei wird den Dienst unter Verstoß gegen anwendbare Exportkontroll-, Sanktions- oder Geldwäschebekämpfungsgesetze nutzen oder eine solche Nutzung gestatten, einschließlich der Exportkontrollgesetze der Europäischen Union, Deutschlands und der Vereinigten Staaten.

22. Versicherung

Retorio unterhält auf eigene Kosten einen Versicherungsschutz, der den Branchenstandards für einen Enterprise-SaaS-Anbieter entspricht, einschließlich: (a) einer Betriebshaftpflichtversicherung; (b) einer Berufshaftpflicht-/Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für Technologiedienstleistungen; und (c) einer Cyber-Haftpflichtversicherung. Versicherungsnachweise und eine Übersicht der Deckungssummen sind dem KUNDEN auf Anfrage und vorbehaltlich der Vertraulichkeit verfügbar.

23. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für ein Versäumnis oder eine Verzögerung bei der Erfüllung des Vertrags (außer bei Zahlungspflichten), die durch Umstände außerhalb ihrer angemessenen Kontrolle verursacht werden, einschließlich höherer Gewalt, behördlicher Maßnahmen, Krieg, Terrorismus, ziviler Unruhen, Pandemien, Feuer, Überschwemmung, Erdbeben, Arbeitskämpfe (mit Ausnahme solcher, die die eigenen Mitarbeiter einer Partei betreffen), Ausfälle oder Verzögerungen von Internetdienstanbietern, Hosting-Anbietern, Telekommunikationsnetzen oder vorgelagerten Unterauftragsverarbeitern oder Denial-of-Service-Angriffe („Höhere Gewalt“). Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich benachrichtigen und angemessene Anstrengungen unternehmen, um die Auswirkungen des Ereignisses höherer Gewalt zu mindern. Dauert ein Ereignis höherer Gewalt länger als sechzig (60) aufeinanderfolgende Tage an, kann jede Partei den Vertrag durch schriftliche Mitteilung kündigen.

24. Abtretung

Keine Partei darf den Vertrag oder eines ihrer Rechte oder Pflichten aus dem Vertrag ohne die vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei abtreten, novieren oder anderweitig übertragen. Ausnahmsweise kann jede Partei den Vertrag durch schriftliche Mitteilung und ohne Zustimmung abtreten an (a) ein verbundenes Unternehmen der abtretenden Partei oder (b) einen Rechtsnachfolger im Zusammenhang mit einer Fusion, einem Erwerb, einer Umstrukturierung oder einem Verkauf ihres gesamten oder im Wesentlichen gesamten Vermögens, auf das sich der Vertrag bezieht, sofern der Erwerber alle Pflichten der abtretenden Partei aus dem Vertrag übernimmt. Jede angebliche Abtretung unter Verstoß gegen diese Ziffer 24 ist nichtig.

25. Mitteilungen

Mitteilungen im Rahmen des Vertrags müssen schriftlich erfolgen und an die im Bestellformular angegebenen Adressen gesendet werden (oder, in Ermangelung einer angegebenen Adresse, an den eingetragenen Sitz der Partei). Mitteilungen gelten als zugegangen: (a) bei Zustellung, wenn sie persönlich oder durch einen renommierten Kurierdienst zugestellt werden; (b) drei (3) Geschäftstage nach Aufgabe, wenn sie per Einschreiben versandt werden; und (c) am Tag der Übermittlung, wenn sie per E-Mail an die im Bestellformular angegebenen Kontaktadressen mit Bestätigung des Zugangs oder der erfolgreichen Übermittlung gesendet werden. Routinemäßige betriebliche Mitteilungen können über den Dienst oder per E-Mail erfolgen.

26. Änderungen

26.1 Änderungen bedürfen der Schriftform

Eine Änderung oder Ergänzung des Vertrags ist nur wirksam, wenn sie schriftlich erfolgt und von einem bevollmächtigten Vertreter jeder Partei unterzeichnet ist. Dieses Erfordernis gilt gleichermaßen für einen Verzicht auf das Schriftformerfordernis selbst.

26.2 Standardrichtlinien

Retorio kann mit angemessener Vorankündigung aktualisieren: (a) die Liste der Unterauftragsverarbeiter gemäß dem DPA; (b) die Support-Zeiten und Kontaktdaten im SLA, sofern der wesentliche Gehalt der Support-Zusagen nicht wesentlich verringert wird; und (c) die Dokumentation. Eine solche Aktualisierung ändert nicht die kaufmännischen oder rechtlichen Bedingungen des Vertrags.

27. Unabhängige Vertragspartner, keine Rechte Dritter

Die Parteien sind unabhängige Vertragspartner. Nichts im Vertrag begründet eine Gesellschaft, ein Joint Venture, ein Vertretungs- oder Arbeitsverhältnis zwischen den Parteien. Keine Partei ist befugt, die andere zu binden oder in ihrem Namen eine Haftung zu begründen. Mit Ausnahme der in Ziffer 13 genannten freizustellenden Parteien verleiht der Vertrag keiner anderen Person als den Parteien Rechte oder Rechtsbehelfe.

28. Salvatorische Klausel und Verzicht

28.1 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung des Vertrags unwirksam, rechtswidrig oder nicht durchsetzbar sein, bleiben die übrigen Bestimmungen in vollem Umfang wirksam. Die Parteien werden nach Treu und Glauben verhandeln, um die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame und durchsetzbare Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung möglichst nahekommt.

28.2 Verzicht

Ein Versäumnis oder eine Verzögerung einer Partei bei der Ausübung eines Rechts aus dem Vertrag stellt keinen Verzicht auf dieses Recht dar. Ein Verzicht ist nur wirksam, wenn er schriftlich erfolgt und von der verzichtenden Partei unterzeichnet ist, und gilt nur für den konkreten Fall und Zweck, für den er erteilt wird.

29. Gesamter Vertrag

Der Vertrag stellt die gesamte Vereinbarung zwischen den Parteien in Bezug auf seinen Gegenstand dar und ersetzt alle vorherigen oder gleichzeitigen Mitteilungen, Vorschläge, Zusicherungen und Vereinbarungen, ob mündlich oder schriftlich, in Bezug auf diesen Gegenstand. Der KUNDE erkennt an, dass er sich nicht auf eine Erklärung, Zusicherung oder Gewähr von Retorio verlassen hat, die nicht im Vertrag festgelegt ist.

Etwaige Bedingungen in einer Bestellung des KUNDEN, einem Lieferantenportal, einem Beschaffungsformular, einer Click-Through-Schnittstelle oder einem anderen Dokument des KUNDEN werden ausdrücklich zurückgewiesen und haben keine Wirkung auf den Vertrag, es sei denn, solche Bedingungen wurden von einem bevollmächtigten Vertreter von Retorio schriftlich unterzeichnet.

30. Zusätzliche Leistungen und Reisekosten

30.1 Umfang von Customer Success und professionellen Dienstleistungen

Der Umfang der in den Entgelten enthaltenen Customer-Success-Leistungen, des Onboardings, des Trainings, der Konfigurationsunterstützung und anderer professioneller Dienstleistungen ist im Bestellformular und in der SoW festgelegt. Vom KUNDEN angeforderte Leistungen, die außerhalb dieses festgelegten Umfangs liegen („Zusätzliche Leistungen“), sind nicht in den Entgelten enthalten und erfordern einen separaten schriftlichen Arbeitsauftrag oder Änderungsantrag, der vor Ausführung der Arbeiten schriftlich (auch per E-Mail) zwischen den Parteien vereinbart wird.

30.2 Tagessatz für Zusätzliche Leistungen

Sofern das Bestellformular oder ein schriftlicher Änderungsantrag keinen abweichenden Satz vereinbart, werden Zusätzliche Leistungen zu einem pauschalen Tagessatz von zweitausend Euro (EUR 2.000) netto zzgl. USt. pro Beratertag berechnet, unabhängig von der Seniorität oder Funktion des eingesetzten Retorio-Personals. Ein Beratertag beruht auf einem Arbeitstag von acht (8) Stunden; angefangene Tage werden in Halbtagesschritten abgerechnet, aufgerundet auf den nächsten halben Tag. Zeit für Vorbereitung, Nachbereitung, interne Abstimmung und angemessene Reisezeit, die unmittelbar mit den Zusätzlichen Leistungen zusammenhängt, ist im Tagessatz enthalten.

30.3 Reisekosten

Erfordern Zusätzliche Leistungen oder andere zwischen den Parteien vereinbarte Arbeiten, dass Retorio-Personal an einen nicht vom Bestellformular oder der SoW abgedeckten Ort reist, erstattet der KUNDE Retorio alle angemessenen und belegten Reise- und Übernachtungskosten. Diese Erstattung erfolgt zusätzlich zu den Entgelten und dem in Ziffer 30.2 festgelegten Tagessatz.

Reisekosten entstehen und werden nach den folgenden Grundsätzen erstattet, die die gängige Praxis bei Enterprise-SaaS- und professionellen Dienstleistungseinsätzen widerspiegeln:

• Flugreisen: Economy Class für Flüge mit einer planmäßigen Flugzeit von bis zu vier (4) Stunden; Business Class für Flüge mit einer planmäßigen Flugzeit von mehr als vier (4) Stunden sowie für alle interkontinentalen Flüge;
• Bahnreisen: erste Klasse (1. Klasse / Business / gleichwertig);
• Bodentransport: Standard-Taxi, Ride-Hailing oder öffentliche Verkehrsmittel oder, soweit angemessen, ein Mietwagen der Mittelklasse; die Kilometerpauschale für die Nutzung eines Privatfahrzeugs wird zum jeweils geltenden gesetzlichen Satz in Deutschland erstattet;
• Unterkunft: ein Vier-Sterne-Hotel (4*) der Business-Klasse zu einem für das Reiseziel angemessenen Preis, einschließlich Frühstück, soweit üblich;
• Verpflegung und Nebenkosten: Erstattung zu tatsächlichen Kosten gegen Beleg oder, nach Wahl von Retorio, zu den jeweils geltenden gesetzlichen Pauschalen in Deutschland (Verpflegungsmehraufwand);
• Visa-, Impf-, Reiseversicherungs- und ähnliche Kosten, die für die Reise vernünftigerweise erforderlich sind.

Retorio wird Reisen nach Treu und Glauben mit dem Ziel buchen, die Kosten angemessen zu halten, und dem KUNDEN auf Anfrage Kopien der Belege oder eine zusammenfassende Kostenaufstellung zur Verfügung stellen. Reisekosten werden zusammen mit der nächsten anwendbaren Rechnung für Zusätzliche Leistungen oder, wenn keine Rechnung für Zusätzliche Leistungen aussteht, separat in Rechnung gestellt.

30.4 Stornierung und Terminverschiebung

Storniert oder verschiebt der KUNDE einen bestätigten Vor-Ort-Einsatz weniger als fünf (5) Geschäftstage vor dem vereinbarten Starttermin, erstattet der KUNDE Retorio alle bereits angefallenen, nicht erstattungsfähigen Reise- und Übernachtungskosten. Stornierungen oder Verschiebungen, die weniger als zwei (2) Geschäftstage vor dem vereinbarten Starttermin erfolgen, werden zusätzlich mit fünfzig Prozent (50 %) des in Ziffer 30.2 festgelegten Tagessatzes für die geplanten Beratertage berechnet.

30.5 Rangfolge

Diese Ziffer 30 gilt, sofern und soweit nicht das Bestellformular oder ein schriftlicher Änderungsantrag ausdrücklich einen abweichenden Satz, Umfang oder eine abweichende Reisekostenregelung festlegt; in diesem Fall hat das spezifischere Dokument für die von ihm geregelten Angelegenheiten Vorrang.

31. Anwendbares Recht und Streitbeilegung

31.1 Anwendbares Recht

Der Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland und wird nach diesem ausgelegt, unter Ausschluss (a) seiner Kollisionsnormen und (b) des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG).

31.2 Gütliche Beilegung

Die Parteien werden wirtschaftlich angemessene Anstrengungen unternehmen, um jede Streitigkeit aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag einvernehmlich und nach Treu und Glauben durch Gespräche zwischen leitenden Vertretern beizulegen, bevor sie ein förmliches Verfahren einleiten. Jede Partei kann ein förmliches Verfahren einleiten, wenn die Streitigkeit nicht innerhalb von dreißig (30) Tagen nach der ersten schriftlichen Streitanzeige beigelegt ist.

31.3 Gerichtsstand

Vorbehaltlich der Ziffer 31.4 sind die Gerichte in München, Deutschland, für jede Streitigkeit aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ausschließlich zuständig.

31.4 Einstweiliger Rechtsschutz

Ungeachtet der Ziffer 31.3 kann jede Partei bei jedem zuständigen Gericht Unterlassungs- oder sonstigen einstweiligen Rechtsschutz beantragen, um ihre Rechte des geistigen Eigentums, Vertraulichen Informationen oder Geschäftsgeheimnisse zu schützen oder eine unbefugte Nutzung des Dienstes zu verhindern, ohne zuvor Ziffer 31.2 einhalten zu müssen.

32. Gesetzliche Verbraucherrechte

Nichts im Vertrag beschränkt gesetzliche Rechte, die dem KUNDEN nach zwingendem anwendbarem Verbraucherschutzrecht zustehen können. Ist der KUNDE ein Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, finden keine Verbraucherschutzbestimmungen Anwendung.

33. Sprache

Diese ToS werden in englischer Sprache ausgefertigt. Eine deutsche Übersetzung kann der Einfachheit halber bereitgestellt werden. Bei Unstimmigkeiten oder Widersprüchen zwischen der englischen Fassung und einer Übersetzung ist die englische Fassung maßgeblich.